Правило ведения трудовых книжек работника и их хранения

Трудовая книжка – это важный официальный документ, который соискатели должны предоставлять при устройстве на работу. Она является официальным подтверждением вашего стажа и должностных достижений, как работника. Также это официальное уведомление работодателей о вашей компетенции. Данный документ пришел к нам со еще времен СССР и является и по настоящее время одной из важнейших бумаг при приеме на работу.

В Европе уже как несколько десятков лет книжка служит, как пример прошлого века. А в странах СНГ этот документ все еще имеет такую же правовую силу, как и диплом, и приносит немало головных болей соискателям.

В этой статье вы, наконец, узнаете основные правила ведения и хранения трудовых книжек.

Как стать владельцем трудовой?

В первую очередь, стоит узнать, как получить трудовую книжку. На самом деле, получить ее не составляет никакого труда. На сегодня существует три способа как можно сделать себе этот документ.

Нде можно купить трудовую книжку

1. Выдача работодателем

Самый популярный пример получения книжки это выдача этого документа начальством. Обычно работодатели самостоятельно заботятся о том как обеспечить своего работника важными документами. Поэтому при вашем первом трудоустройстве добросовестный работодатель обязан выдать вам вашу книжку. Если же этого не произошло, а от ваших вопросов руководство только отмахивается, стоит задуматься о легальности вашего рабочего места.

Помните, что работа по трудовой это, в первую очередь, пример ясности вашего труда перед государством. Без этого ваши шансы на получение всевозможных льгот становятся крайне малы.

Обычно, работодатель высылает уведомление когда вам стоит явиться за вашей важной бумагой.

Если же у вас она уже имеется, вам нужно предупредить своего руководителя о ее наличии. Тогда книжку вы подаете вместе с другими документами при приеме на работу.

2. Покупка

Другим простым способом получения трудовой книжки является ее самостоятельная покупка в магазинах канцелярии, или вы можете заказать ее через Интернет.

Как отличаются номера и серии трудовых по годам

Но стоит быть осторожным, некоторые фирмы этого не приветствуют. Так что, если вы хотите подчистить себе резюме и начать все с нового листа, стоит убедиться, что за этим не последует никакое взыскание.

3. Диплом + трудовая

Диплом – это важный документ, который обозначает переход от студенчества к трудовой деятельности. Некоторые вузы могут выдать своим выпускникам книжку, когда вручат диплом. Таким образом, они помогают своим выпускникам сократить время оформления на рабочее место. Но вот на время получения самой вакансии этот фактор никак не влияет.

Какие данные входят в трудовую книгу?

Ведение трудовых книжек это ответственное задание, которое не терпит ошибок. Поэтому прежде, чем начинать заполнять документ, нужно внимательно изучить, как делать каждую запись.

В книгу вносятся сведения о наиболее важной информации личности соискателя. Сюда входят: паспортные данные, запись о стаже работы, достижениях, квалификации.

При этом вас не должен беспокоить вопрос как правильно делать запись. Заполнения документов это, обычно, обязанности кадровиков вашей компании или сотрудников бухгалтерии.

Как действовать в случае утери трудовой

На первую страницу заносится запись, взята из вашего паспорта и информация, которую размещает в себе ваш диплом о высшем образовании. Работнику следует принести диплом вместе с другими важными документами. Ведь именно диплом является главным подтверждением квалификации работника. Если соискатель предоставил диплом бакалавра, то это прописывается в специальную строку. При этом, не стоит уточнять какой диплом был предоставлен: магистра или бакалавра.

Пример: образование – высшее.

Заполнение стажа работы и достижений

Далее идет запись о самой работе. Именно в этот раздел заносится такая информация как: дата начала и конца работы, специальность, должность, причина увольнения, подпись и печать руководителя. При этом руководитель напротив вашей должности должен уточнить, что вы работаете по настоящее время.

Пример: «Работает с … по настоящее время» или «Работает по настоящее время».

Помните, каждая запись должна подтверждаться печать или подписью.

Также следите, чтобы была соблюдена нумерация. Номера рабочих мест не должны иметь ошибок, иначе даже эта маленькая погрешность станет причиной недействительности вашего документа. Если места для заполнения не хватает, подайте уведомление о вкладыше. Информация, которая размещается во вкладыше, имеет такую же силу, как и остальной документ. Главное, чтобы на вкладыше были печать или подпись.

Где выдают трудовые книжки

После этого идет раздел, который размещает в себе информацию о наградах и достижениях сотрудника. Будьте внимательны к тому как заносится сюда каждая запись. Поскольку многие работники кадров халатно относится к этой процедуре. Лучше лишний раз перепроверить, чем упустить свой жирный плюс к резюме.

Помните, что книжка с большим количеством наград это как красный диплом – открывает вам много возможностей. Также следите за тем, чтобы каждая награда подтверждала приказом. Так как без него она не имеет никакой силы. Эту информацию должен содержать учет трудовых книжек. Картотека для трудовых книжек в каждом предприятии хранится у кадровика или у бухгалтера в открытом для сотрудников доступе.

Как происходит процесс заполнения?

Если она заполняется не впервые, то кадровик в обязательном порядке проверяет достоверность уже имеющейся информации и заносит новую. При этом все заполнения не должны иметь ошибок, поскольку они делают документ не действительным.

Акт приема передачи трудовых книжек важная отчетность, которая должна быть на каждом предприятии. Кадровик должен вести запись книжек, чтобы хранение трудовых книжек было гарантировано безопасным.

Как и сколько хранятся трудовые книжки

Стоит помнить, что без печати компании или подписи работодателя ваша трудовая не имеет правовой силы. Заверяем документ только у работодателя или кадровика. У работника нет права заверять самостоятельно документацию.

Если же у вас в документе закончилось место для заполнения, то подавайте уведомление на добавление вкладыша. Часто возникает вопрос: как ведется нумерация во вкладыше? Нумерация во вкладыше продолжает нумерацию книжки. Также проследите, чтобы на вкладыше обязательно стояла печать или подпись. Информация во вкладыше без заверения считается недействительной.

Как происходит хранение трудовой?

Как говорилось выше, все данные об этом документе хранит картотека для трудовых книжек. Ведение трудовых книжек подразумевает внесение и хранение информация о поступлении документов, а также снятие их с учета.

На предприятии должны в обязательном порядке вести акт приема передачи трудовых книжек, так что вы можете, по необходимости, следить за вашей документацией.

Если же кадровик потерял ее или испортил, вы вправе требовать взыскание за порчу документа.

Как заполняется трудовая книжка

Помните, что во время работы оригинал вашей трудовой не выдается вам на руки. По мере необходимости, вы можете взять только копии документа.

Что делать в случае утери документа?

За время работы она все время находится у руководителя, который ответственен за ее хранение. Но бывали случаи, когда выяснялось, что работодатель по каким-то причинам потерял этот важный документ. Что делать в таком случае? Если руководитель потерял книжку работника в следствии пожара, наводнения и т. д., или если он потерял ее по собственной халатности, то в вправе требовать взыскание.

В любом случае, вам обязаны выдать дубликат документа, и самостоятельно восстановив каждую запись, что была в оригинале, вы можете продолжать работать.

Чтобы работодатель смог выдать дубликат, вам нужно написать на имя руководителя уведомление. Пример заявления вам должен предоставить кадровик фирмы.

Восстановление документа важно также и для вашего начальника, ведь если правовые органы выяснят, что он ее потерял и не делает попыток для ее возобновления, то ему грозит штраф.

Правила заполнения трудовых книжек

Помните, что если работодатель потерял документ и отказался выдать вам ее дубликат, то вы смело можете идти в суд.

Если вы не смогли забрать важную бумагу сразу, то руководитель может выслать уведомление с просьбой явиться за документом.

Соответствие книг

Также часто возникает вопрос насчет соответствия серий книжек годам выпуска. В разные периоды времени существовало разное соответствие серий трудовых книжек годам выпуска. Раньше в ней отсутствовала любая запись, по которой можно было определить год выпуска бумаги.

Сейчас же, по серии книжки можно определить год выпуска книги. Но для этого нужно знать их точное соответствие.

Пример соответствия серий к годам выпуска:
ТК – 2004-2005, ТК-I – 2006-2007 и так далее.

Как вы можете наблюдать, к серии выпуска постоянно добавляется цифра по годам трудовых.

Трудовая книжка нового образца

На последней странице существует запись с пометкой 2003 год, но она не означает год выпуска документа. Как было уже сказано выше, сам год выпуска не размещается на трудовой, его можно узнать из таблицы соответствия серии годам выпуска.

Итог

Теперь вы знаете, что хранение трудовых книжек это ответственное задание для руководителя. А также узнали соответствие серии трудовой годам выпуска. Отличная трудовая – это как красный диплом, который предоставляет вам огромный выбор трудовых возможностей.

Похожие статьи