Специалисты по кадровому делопроизводству и ведение делопроизводства

Индивидуальному предпринимателю или же небольшой фирме, численность штата которой всего несколько человек, специалист по кадровому делопроизводству не нужен. А вот крупной организации без него не обойтись. Ведь ведение делопроизводства очень важный аспект – тут существуют свои правила, которые соблюдать необходимо неукоснительно.

Иногда руководитель переоценивает свои возможности и решает, что в кадровой службе нет нужды. Это в большинстве случаев приводит к отсутствию нужных приказов, запущенности исходящих документов, что, в свою очередь ведет к штрафам.

Рассмотрим подробней, какие же функции выполняет на службе в компании специалист по кадровому делопроизводству, а также тонкости документооборота в этой сфере.

Чем занимается кадровая служба?

Большинство считает, что в этой службе сотрудники занимаются исключительно приемом и увольнениями. Однако это далеко не все – работа в этом отделе связана с оформлением и ведением большого количества документов. Причем нельзя вести их как вздумается – для документооборота в службе кадровой разработаны специальные правила. Существует даже инструкция по кадровому делопроизводству, которой необходимо придерживаться.

Что такое кадровая служба

В процессе своей деятельности специалисты, работающие в этой службе, ведут специальные журналы, следят за правильным оформлением приказов, которые касаются кадров в организации. Также в их обязанности включается и регистрация исходящих документов, которую подробней мы рассмотрим позже.

Многие пытаются самостоятельно с нуля организовать в своей компании ведение делопроизводства.

Но это довольно сложно – необходимо знать все правила, разбираться в тонкостях этого процесса, понимать, как проходит регистрация документов исходящих и нумерация приказов, изучить законодательную базу. Поэтому желательно все-таки пройти специально обучение, или, как минимум, хорошенько изучить книги по кадровому делопроизводству. А сейчас рассмотрим, чем же занимается специалист по кадровому делопроизводству.

Обязанности специалиста

Человек, занимающий в организации подобную должность, должен:

  • Разбираться в трудовом кодексе и знать, о чем говорится в законодательных документах, касающихся документооборота в его отделе;
  • Знать особенности профиля компании – в какой сфере она ведет свою деятельность;
  • Понимать, как взаимодействуют разные отделы организации между собой;
  • Уметь проводить анализ структуры кадров;
  • Знать каким образом оформляется прием на работу и отстранение от должности;
  • Соблюдать все правила, касающиеся документооборота.

Обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Но это далеко не все. Специалист по кадровому делопроизводству должен разбираться хотя бы в основах психологии и социологи труда, а также уметь разрешать конфликтные ситуации, если они возникают между работниками организации. По сути, на данный момент специалист по кадровому делопроизводству должен обладать навыками юриста, бухгалтера ну и непосредственно HR-специалиста.

Как проходит подготовка таких кадров?

Несмотря на то, что ведение документооборота в кадровой службе подразумевает наличие существенных знаний, для их получения совсем необязательно заканчивать ВУЗы. Обучение там длится несколько лет, а вот необходимость создания службы кадров и ведение всех документов ждать не может. Многие предпочитают пройти обучение на специальных курсах. На них можно получить знания, которые позволят с нуля наладить в организации процесс ведения документации, связанной с кадровыми вопросами.

Некоторые из таких курсов можно окончить дистанционно. Организованы они очень просто – на начальном этапе происходит регистрация и оплата, далее с вами проводят онлайн занятия посредством скайпа, а также высылают материалы, проводят тесты и т.д.

Где можно изучить с нуля кадровое делопроизводство

Можно попробовать и самостоятельно с нуля освоить эту науку. В этом случае придется запастись необходимой литературой и терпением. А для самопроверки подойдут специально разработанные тесты.

В них предусмотрены и ответы, которые помогут вам понять, насколько вы усвоили материал.

Третий вариант самый малоэффективный – ведь нет гарантии того, что вы правильно поймете изложенную информацию. Но если обстоятельства не позволяют действовать другим образом, подойдет и он. В таком случае желательно все-таки консультироваться иногда с тем, кто уже имеет опыт работы в подобной службе.

Как и зачем фиксируют исходящую документацию?

Одна из обязанностей кадрового делопроизводителя на службе – регистрация исходящих документов. Тут действуют свои правила – процедура должна проходить, согласно действующим постановлениям. В организации может издаваться большое количество разнообразных документов, среди которых особое место отводится для исходящих. Только после того, как прошла регистрация, документ обретает юридическую силу.

Есть специальные журналы, в которые вносятся соответствующие данные, свидетельствующие о том, что регистрация исходящих актов была произведена. Для исходящих актов также разработана своя классификация, и регистрация может отличаться в зависимости от того, к какой категории принадлежит документ. Они могут быть инициативными (то есть компания выступила в качестве инициатора) или же ответными. Для каждого случая в организации будут действовать свои правила.

Нужно ли регистрировать исходящие документы

Вносить в журналы информацию об исходящих актах можно лишь после того, как они будут подписаны уполномоченным лицом. До этого вносить информацию в журналы не рекомендуется. Ведь акт может быть и не подписан, или же изменится какая-либо информация. Тогда получится, что зафиксированы документы, которые на самом деле в организации не существуют.

Изучая правила этой процедуры, нельзя не отметить тот факт, что любой изданный акт может быть зафиксирован только один раз. Даже в ситуации, когда планируется рассылка документа нескольким корреспондентам. Просто в этом случае в соответствующей графе просто перечисляют всех получателей.

Зачем присваивают номера приказам?

Кадровикам, особенно в масштабной организации с большим количеством сотрудников, приходится иметь дело с множеством приказов, для которых предусмотрена обязательная нумерация. Некоторые сотрудники-кадровики, чаще всего новички в этой сфере, считают, что для приказов нумерация не особо и важна, однако это заблуждение. Ведь не зря правила, касающиеся этого нюанса делопроизводства, действуют давно, и отменять их никто не собирается в ближайшем будущем.

Как уже упоминалось ранее, приказов издается очень много, а нумерация – это идеальный способ упорядочить процедуру контроля над ними. Присвоение номера позволяет среди огромного количества приказов быстро отыскать необходимый.

зачем нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

В процессе присвоения номеров для приказов действуют свои правила.

Учитывают обязательно на протяжении которого срока должен хранится документ, ведь для приказов с разной длительностью хранения используют различные буквы.

Каждая компания может самостоятельно разработать для себя способ присвоения номера для приказов. Если количество приказов в организации маленькое, чаще всего пользуются самой простой схемой. Если же компания масштабная, в интересах отдела кадров разработать собственную систему нумерации, которая упростит им жизнь. Необходимо еще помнить о том, что с наступлением каждого нового года желательно обнулять нумерацию.

Чем грозят ошибки?

Чаще всего в делопроизводстве отдела кадров допускают оплошности во время ведения трудовых книжек, при оформлении различных приказов, а также во время заключения соглашений трудовых. Все это чревато последствиями, особенно, если дело касается двух последних пунктов.

В трудовой книжке-то все можно исправить – для этого существует специальная инструкция, и особых проблем с этим нет.

А вот ошибки в приказах и договорах ведут за собой более серьезные последствия – вплоть до судебных разбирательств и существенных штрафов. Ничего приятного в подобных ситуациях нет – придется потратить немало времени и сил для того, чтобы все уладить.

Чем грозят ошибки в кадровом делопроизводстве

Поэтому специалисты и не рекомендуют без наличия знаний и опыта, заниматься подобной деятельностью. Намного проще позаботиться обо всем заранее — найти специалиста и оплатить его работу, чем позже разбираться с последствиями ошибок и неточностей.

Еще немного информации напоследок

Не обязательно включать в штат специалистов, которые будут заниматься этим вопросом. Сейчас все чаще практикуется аутсорсинг в этой области, поскольку подобные услуги в некоторых случаях обойдутся в разы дешевле, чем содержание в штате постоянного сотрудника.

Также у услугам подобных компаний прибегают накануне различных проверок или же в случае ухода основного специалиста. Тут никакие правила руководителя не ограничивают. Он имеет полное право выбирать подходящий для него вариант.