Срок хранения кадровых документов и опись кадровых документов

Работа в кадровом отделе (ОК) любой организации включает в себя целый ряд обязанностей, в том числе и ведение кадровой документации. Кадровик обязан знать, возможно ли изменение фамилии в этой документации, и каким образом оно проходит, уметь вести журналы, предназначенные для регистрации документов.

Также крайне важно знать от чего зависят сроки хранения кадровых документов, и для каких категорий возможно уничтожение по прошествии определенного периода, а какие ожидает архивирование и зачем нужна опись дел. Об этом и пойдет речь в нашей статье. Также рассмотрим, что собой представляет альбом для форм документации, используемой в ОК.

Как долго хранят документацию в отделе кадров?

Согласно законодательству, в любой организации должно быть обеспечено должное хранение кадровой документации. Нарушение установленного порядка ведет за собой штрафные санкции. Обязанность кадровика – знать сколько должен храниться определенный вид документации, то есть на протяжении какого срока невозможно его уничтожение. Для облегчения работы сотрудника кадрового отдела существует специальная таблица, где указаны все сроки хранения со статьями законодательства, их подтверждающими.

Как долго хранят кадровые документы

Часто бывает так, что из-за страха перед штрафами, неопытные сотрудники отдела кадров хранят на протяжении долгого времени документацию, которую можно было уничтожить. В итоге ее накапливается много, что приводит к путанице. Поэтому в интересах самого кадровика знать, когда можно отправить документ на уничтожение или же передать в архив. Есть категории документов для которых уничтожение вообще не возможно, пока существует компания. К этой группе относят личные дела руководителей, а также сотрудников с присвоенными государственными наградами и званиями.

Длительное хранение личных дел руководителей связано с тем, что подобные свидетельства могут быть затребованы в ходе проверок организации государственными органами. Именно поэтому их уничтожение недопустимо.

Конкретные сроки

В 2000 году был утвержден специальный перечень, где указаны сроки, на протяжении которых хранятся те или иные документы. Изменение их по инициативе организации недопустимо. В перечне можно встретить отметки. Например, есть такая «до минования надобности». Это означает, что для данной официальной бумаги может применяться уничтожение, после того как она потеряла практической значение. Но даже в этом случае хранить ее следует не меньше года.

Если в графе стоит аббревиатура ЭПК это означает, что документация имеет историческое значение и для нее предусмотрено архивирование, согласно установленному порядку.

Как хранят кадровые документы

Приказы, связанные с перемещениями сотрудников, прекращение трудовых отношений и другие, касающиеся информации о личном составе, должны храниться 75 лет. А вот приказы, связанные с командировками, графиками отпусков хранятся только 5 лет. Все документы, касающиеся трудовых книжек, хранятся 3 года.
Начинающий кадровик всегда может найти образцы, где на наглядном примере с помощью таблицы можно понять, какая документация сколько может храниться.

Срок хранения истек что делать?

Когда истекает срок хранения определенный законодательством, в организации встает закономерный вопрос, что же делать дальше? Ответ довольно прост – их необходимо уничтожить либо же передать в архив. Можно самостоятельно выявить уже не нужные акты, или же обратиться за помощью. Тут все зависит от количества бумаг. Если их очень много, целесообразней будет обратиться за помощью.

Перед тем как будет проведено уничтожение, необходимо собрать комиссию, которая должна понять предоставляет ли акт ценность (если да, то он передается в архив). Также должен быть составлен акт, подтверждающий уничтожение – он должен быть одобрен руководством организации.

Способы уничтожения кадровых документов

Уничтожение может быть проведено любым способом, который больше всего подходит для организации. Чаще всего используют следующие:

  • Передача ненужных бумаг в специальные компании, занимающиеся их утилизацией или переработкой;
  • Использование измельчителя;
  • Сжигание.

Уничтожение посредством огня крайне нежелательно. Лучше всего прибегнуть к первому методу. Если акты хранились в организации на электронном носителе, их просто стирают.

Инвентаризация перед передачей в архив

Из вышесказанного можно сделать вывод, что одни акты по истечению определенного срока уничтожают, а другие передают в архив. Но перед тем как отправить бумаги в архив, необходимо провести их опись. Именно опись является основанием для того, чтобы дело было передано на хранение в архив. Образцы, которые помогут сотруднику ОК составить правильно опись, можно найти в сети на специальных сайтах.

Опись, проводимая в организации, в данном случае должна содержать следующие сведения:

  • Номера документов;
  • Индексы;
  • Названия и даты актов.

Когда проводят опись кадровых документов

Опись сопровождается также итоговой записью, в которой содержится информация о количестве документов, в ней содержащихся. Также в этой же записи указывается и количество страниц из которых состоит сама опись.

Важно помнить, что составлять опись произвольно нельзя.

Существуют утвержденные образцы, основываясь на которых ее и составляют. Не только опись имеет унифицированную форму — для итоговой записи также действует утвержденная форма. Нарушение этих унифицированных форм ведет к тому, что составленные документы не будут действительными. После того, как по всем правилам проведена опись, документы можно изъять и отправить на хранение.

Стандартизированные формы для документации

Каждый кадровик знает, что унифицированных форм для документов, используемых в ОК, существует очень много. В организации допустимо использование унифицированных законодательством форм, образцы которых находятся в открытом доступе. Также руководство имеет право разработать собственные образцы, которые должны быть внесены в альбом. Этот альбом должен содержать в себе все, разработанные самостоятельно образцы. Этот альбом может быть и в электронном варианте.

Если раньше использование унифицированных форм было обязательным, то с начала 2013 все изменилось. Был издан закон, касающийся бухучета, в котором говорилось об отмене унифицированных обязательных форм. Это коснулось и кадровых дел. Однако трактовка этого постановления неоднозначна – некоторые утверждают, что использование унифицированных форм в ОК все-таки необходимо.

Стандарты кадровых документов

Например, некоторые считают, что для актов, касающихся оплаты труда использование унифицированных форм остается обязательным. Но лучше при возникновении сомнений обратиться за указаниями в Роструд.

Еще пару слов об альбоме

Не стоит полагать, что рассматриваемый альбом, разработанный для собственных форм актов кадрового отдела, чем-то похож на привычный для большинства альбом для фото. По своему внешнему виду этот альбом, содержащий в себе перечень форм актов кадрового отдела, напоминает табель или же таблицу. Образцы его можно изучить в интернете, перед тем как приступить к разработке собственного.

Состоит альбом из граф, в каждую из которой вносится информация о разработанном документе – его название, номер и т.д. Альбом разрабатывается сотрудниками ОК, которые имеют достаточный опыт.

Как и зачем кадровики регистрируют документы

Когда кадровику в руки попадает новый документ, он не может просто положить его на полочку – необходима процедура регистрации. Только после регистрации акт получает юридическую силу – без нее это просто бумажка.

Есть и другое, не менее важное предназначение регистрации – с ее помощью обеспечивают учет всех документов. Есть ряд правил, которые неукоснительно должны соблюдаться во время подобной регистрации. Также должны использоваться и специальные журналы, образцы заполнения которых должны присутствовать в ОК.

Нужно ли регистрировать кадровые документы

По сути, процесс регистрации представляет собой занесение атрибутов документов в журналы или же в картотеку.

Журналы являются самой распространенной формой, используемой для регистрации. Но сейчас многие считают, что подобный вариант регистрации давно устарел. Но все-таки подобная форма регистрации имеет ряд преимуществ, которые сложно переоценить.

Использую такой способ регистрации, можно быть уверенным в том, что невозможно будет зафиксировать какой-либо акт задним числом.

Можно ли изменить фамилию в документации

Довольно часто кадровикам приходится сталкиваться с ситуацией, когда происходит смена фамилии сотрудника. А ведь во многих документах необходимо внесение фамилии работника. И поэтому, когда произошло изменение, необходимо внести поправки и в документацию.

Но смена фамилии не может быть осуществлена только на основании слов сотрудника. Он должен представить кадровику документы, подтверждающие тот факт, что изменение фамилии было произведено по закону.

Как изменить фамилию в кадровых документах

Извещение кадрового отдела о том, что произошло изменение фамилии – обязанность самого сотрудника. Как уже говорилось выше, смена фамилии возможна после предъявления соответствующих документов. Но опытные кадровики советуют попросить сотрудника написать заявление, в котором он изложит просьбу о смене фамилии.

Итог

В основном при упоминании о смене фамилии, многие думают, что изменения вносят только в трудовую. Но это не так – данные изменяют еще и в трудовом договоре, документах, связанных со страхованием и налогообложением. Плюс ко всему в случае смены фамилии заменяют свидетельство пенсионного страхования. Поэтому так важно сделать все вовремя и по правилам.