Индексация отпускных – процедура, которая предусмотрена законодательством РФ. Прибавку могут начислить в отдельных ситуациях, когда работодатель в обязательном порядке должен произвести расчет денег, которые уже были выданы. Чтобы понять, как это происходит, необходимо сперва разобраться в вопросе индексации окладов.
Фактически, хоть з/п и вырастает, но доход по большому счету остается прежним, потому что индексация проводится с целью повышения покупательной способности и тогда, когда начинают расти цены. Иными словами, это возможность оградить простых людей от инфляции, которая, как известно, обесценивает деньги.
1. Перерасчет отпускных при росте з/п
Поводом к индексации отпускных могут стать разные ситуации. И, что примечательно, касается она абсолютно всех работников, даже тех, кто в декретном отдыхе, переходит в другой отдел или на другую должность. В некоторых ситуациях перерасчет отпускных происходит несколько раз в год, если з/п растет неоднократно.
При каждом повышении оклада будут индексироваться и отпускные, а данные отображаются и в справке о доходах.
Ежегодно происходит инфляция, и 2017 г. не стал исключением. Посему индексация отпускного пособия положена абсолютно всем сотрудникам, руководство фирмы которых приняло решении о повышении оклада. Чтобы не быть голословными, перечислим эти категории:
- те, кто недавно устроился или только вышел из декрета;
- те, кто переведен на другую должность или в другой отдел;
- те, кто работает по совместительству, или работающие студенты.
1.1. Для декретников
Даже в том случае, если женщина временно не работает, а ухаживает за малолетним ребенком, ее доходы в обязательном порядке индексируются (что отображается и в справке о доходах), если происходит новый расчет сотрудникам компании, в которой она трудилась до декрета. Если расчет по-новому не произведен, женщина имеет полное право подать в суд на своего работодателя.
1.2. При смене должности
Если работник переходит на более высокооплачиваемую должность, расчет проводится по всем доходам. Кроме оклада, умножаться на более высокие коэффициенты будут надбавочные — премии, сверхурочные и т. д.
Это важно, потому что эти выплаты влияют в дальнейшем на отпускные. Если при расчете допущены ошибки и работник знает это наверняка и может доказать, можно смело обращаться в вышестоящие инстанции, чтобы защитить свои права.
2. Многоразовая индексация
Если в течение года (период может быть и меньше, последний случай касается тех, кто только устроился) з/п повышаются несколько раз, то и индексация должна быть проведена соответствующе этому количеству повышений. Все доходы, полученные до перерасчета, умножаются на соответствующий коэффициент. Как результат, з/п за год рассчитывается по итогам последней индексации, что учитывается и в справке о доходах.
ВАЖНО! Бухгалтерией учитываются приказы, повышающие доходы, а не понижающие их.
3. Как индексируются отпускные?
После каждого повышения окладов бухгалтер проводит расчет отпускных по-новому, индексируя доход за весь расчетный период. Для этого берут период, за который начислялась более низкая з/п и умножают на установленный коэффициент.
Если отпуск еще не наступил, выплачивается вся положенная сумма. Если же отпускные уже получены и человек отдыхает, ему нужно написать соответствующее заявление и получить положенные дополнительные деньги.
3.1. Коды доходов отпускных
Налог на доходы физлиц (НДФЛ) насчитывается не только на з/п, но и на отпускные. Соответственно, если происходит индексация окладов, а за ней – и отпускных, вырастаем и сумма НДФЛ.
При начислении отпускного пособия заполняется справка 2-НДФЛ. При расчете НДФЛ используют не один код:
- Код 2000. Это денежные вознаграждения за обязанности, которые учитывает расчет НДФЛ.
- Код. 2012. Сумма отпускных.
Примечание. Код может меняться, поэтому нужно обязательно следить за изменениями в законодательной документации. Последний раз код по НДФЛ менялся в 2016 г. Но в 2017 году код 2000 и код 2012, которые учитываются при расчете НДФЛ, изменены не были.
НДФЛ удерживают, когда выдаются отпускные.
Но существуют ситуации, когда НДФЛ не учитывается, соответственно, не применяется и код 2012. Ситуации, при которых код 2012 не действует:
- когда отпускные включены в базу по налоговым вычетам, что предоставляется в течение года;
- когда НДФЛ на отпускные не начисляется по закону (например, если отпуск рассматривается как компенсационная выплата).
Во всех остальных случаях при расчете налога учитывается и код 2000, и код 2012.
3.2. Коэффициент, который учитывается
Каждый раз, получая отпускные, мы не задумываемся о том, как происходит их расчет. Эта функция возложена на работодателя и бухгалтера, и сотрудники всецело привыкли доверять их компетенции и знаниям. Однако о механизме начислений должен быть осведомлен каждый. Да, процедура эта не из простых, тем не менее, разобраться в ней под силу всем.
Отпускные напрямую зависят от дохода сотрудника за последний год, кроме того, на сумму могут повлиять фактически отработанные дни. Если человек поменял работу, то з/п с прошлого места не берется во внимание.
Для того, чтобы произвести расчет средней дневной з/п, определяют расчетный период.
С недавних пор используется новый коэффициент для расчета отпускных – 29,3 (до этого использовали 2.4). Дело в том, что с 2014 г. к нерабочим дням добавились 6 и 8 января.
Средний заработок за день для оплаты отпускных (если отпуск считается календарными днями) высчитывается по установленной стандартной формуле. Сумму з/п делят на 12 и затем – на среднее количество дней в календаре.
Влияет на размеры отпускных и то, каким способом они будут насчитываться, время работы на данном месте, полученные премии, дополнительные выплаты, больничные и некоторые другие факторы. Расчетный период составляет 12 месяцев перед отпуском. Насчитывать отпускные могут двумя способами, которые и рассмотрим ниже:
- Если расчетный период отработан полностью. Т. е. когда человек не был в отпуске ровно 12 месяцев. Но на практике такие случаи встречаются достаточно редко. Тем не менее, расчет в такой ситуации вести намного проще. Сперва необходимо найти среднедневной заработок, для этого выплаты за год нужно разделить на 12, а затем – на 29,3. Можно рассмотреть конкретный пример человека, какой за год ни разу не ушел на больничный и не получал командировочных. Так, за 12 мес. начислено 450000 р. (премий и надбавок не было). Из них 50000 – ушло на обучение. Отпуск положен в течение 28 дней. Итак, сперва суммируем з/п (расходы на обучение сюда не входят), соответственно, сума составляет 400000 р. Теперь рассчитаем з/п за день: 400000 делим на 12 и делим на 29.3. В итоге получаем 1137.66. Отпускные также считаем стандартно: 1137.66 умножаем на 28 и получаем 31 854,48. Это и есть сумма отпускных.
- Если период расчета отработан не полностью. Этот случай сложнее, однако коэффициент и здесь не меняется, равен 29.3. Сперва определяем дни месяцев, что полностью отработаны. Затем их количество умножаем на 29.3. Потом высчитываем, сколько отработано в неполном месяце и делим 29.3 на календарные дни, а потом умножаем на дни, что отработаны.
ВАЖНО. Если неполностью отработанных месяцев несколько, рассчитывается каждый отдельно, затем суммы округляются и складываются.
Далее ищем общее количество дней. Складываем полученные результаты полных и неполных месяцев. Находим среднедневную сумму окладов, умножаем на количество отпускных дней. Как и в предыдущем варианте, рассмотрим пример. Условия: работник работает с мая 2016 года, отдых планируется на пару недель, в марте 2017 была командировка 17 дней, а в сентябре 2016 – больничный 2 недели. З/п 500000 р.
Получается, что за год отработано 10 месяцев полных и 2 – неполных. Подсчет для полных: 29.3 умножаем на 10 и получаем 293.
Рассчитываем дни неполных месяцев. Сентябрь – отработано 16 дней, вычисляем: 29.3 умножаем на 16 и делим на 30, получаем 15.63. Март: отработано 14 дней, далее считаем: 29.3 умножаем на 14 и делим на 31, получаем 13.23. В сумме за неполные месяцы:
15.63 плюс 13.24, равно 28.86.
Суммируем дни полностью и неполностью отработанных месяцев: 293+28.86=321.86.
Ищем среднедневную оплату: общую выплату (500000) делим на дни, что отработаны (321.86), получаем 1553,47.
Теперь можно посчитать и отпускное пособие: 1553.47 умножаем на 14 и получаем 21748.58 руб.
4. Пример индексации отпускных
Как уже было сказано, при индексации з/п происходит и индексация отпускного пособия. Чтобы не быть голословными, рассмотрим пример, на котором будет понятно, как происходит этот процесс.
Итак, возьмем за основу человека, какой трудится на предприятии в период с мая 2016 г. по апрель 2017, т. е. год. В течение полугода з/п была 30000 р. и не менялась. Индексация произошла 2 раза в течение следующих 6 мес. – в октябре оклад повысился до 32000, а в феврале – до 34000. За год премии и надбавки не начислялись. Предполагаемый отпуск – 2 недели.
Сперва нужно найти коэффициент повышения. Т.к. последний раз з/п увеличилась в феврале, находим отношения этих значений к размерам выплат за предыдущий месяц. В период с мая по октябрь показатели равны 34000/30000, получается 1.13. В период с ноября по февраль 34000/32000, равно 1.06.
Индексация выплат:
- 30000 множим на 1.3 и множим на 6 (первый промежуток), получаем 203400. Ноябрь-февраль: 32000 умножаем на 1.06 и на 3, получаем 101760.
- При расчете суммы з/п 203400+101760+34000, сумму множим на 3, получаем 407160
- Среднедневная з/п: 407160 делим на 12 и делим на 29.3, получаем 1 158,02.
- При расчете отпускных 1 158,02 умножаем на 14, получаем 16 212,28.
5. Заключение
Как видим, перерасчет проводится по общепринятым формулам. В подсчетах, в принципе, нет ничего сложного, но разобраться в нюансах стоит, чтобы потом не возникало вопросов с начислением отпускных после индексации з/п. Кроме того, индексированные суммы также будет отображены в справке о доходах, которую требуют предоставить во многих случаях, например, при оформлении кредита, ипотеки и т. д.