Совершенствование системы управления персоналом и оценка эффективности

Очень важным этапом повышения эффективности является совершенствование системы управления персоналом на предприятии. К сожалению, некоторые организации и руководители не придают этому процессу важного значения, и нередко вовсе упускают его из виду, отдавая предпочтение техническим реорганизациям и усовершенствованиям. И зря.

Проанализировав ситуацию и проведя совершенствование системы управления персоналом, можно решить сразу несколько важных проблем, а, главное, направить бизнес в совершенно иное, прибыльное русло. То, как усовершенствовать эту систему – тема многих исследований, которые поводятся на протяжении последних лет, а значит она актуальна и интересна большинству предпринимателей и бизнес-исследователей.

Зачем реорганизовывать?

Менеджмент – одна из важных составляющих любой компании. Именно этим отделом должен постоянно проводиться анализ кадровой политики. Это поможет своевременно определить момент, когда нужно менять систему управления, обновлять ее по причине, что она устарела и уже не является такой эффективной.

Именно с этого момента начинается организационное проектирование системы управления персоналом. О том, что его час наступил, говорят признаки:

• разрастание компании;
• увеличение сослуживцев и одновременный застой экономических показателей;
• безынициативность сотрудников и их незаинтересованность в развитии компании;
• отсутствие кадровой политики (в т. ч. и при наборе сотрудников);
• наличие низкоквалифицированных сотрудников;
• плохие взаимоотношения между сотрудниками:
• недовольство з/п и методами ее начисления;
• низкая адаптационная способность новых кадров.

Если вышеперечисленные явления наблюдают по одиночке, а еще хуже – в совокупности, однозначно пришло время пересмотреть управленческие системы и начать организационное проектирование системы управления персоналом. Что это значит?

• Во-первых, необходимость оптимизации структуры, производственных процессов.
• Во-вторых, изменение кадровой политики.
• В-третьих, изменение подхода к обучению, повышению квалификации. В-четвертых, мотивация и стимулирование.

Реорганизационные принципы

Чтобы правильно провести реорганизацию, стоит начать с детального анализа существующей системы и определения всех ее слабых мест с точным указанием причин регресса, застоя и т. д. Оценка проводится штатными (или специально нанятыми для этих целей) специалистами менеджмента. Чтобы решить возникшие проблемы и принять курс на улучшение, разрабатываются определенные мероприятия, проведение которых должно повысить эффективность работы (она определяется по росту экономических показателей).

Не стоит ожидать быстрых результатов, реорганизации управленческой системы с целью оптимизации производительности – далеко не самая легкая задача, она требует времени, усилий, денежных вложений. Что же включают подобные мероприятия по реорганизации?

• улучшение кадровой политики и выведение ее на совершенно новый и качественный уровень;
• пересмотр и изменение систем поощрений и мотивации сотрудников;
• формирование качественно новой управленческой структуры.

Особенности техобеспечения

Техническое обеспечение системы управления персоналом — ни что иное, как система взаимосвязанных техсредств, которые используются, чтобы собирать информацию, регистрировать ее, накапливать, обрабатывать, передавать, выводить и представлять.

Техническое обеспечение системы управления персоналом дает возможность решить важные задачи с минимальными затратами (и речь не только о финансовых, но и трудовых). Говоря простым языком, техобеспечение подразумевает применение новейших технологий. Каких? Давайте разбираться.

1. Сбор и регистрация информации. Для этого мероприятия используются современные регистраторы, всевозможные устройства, которые подготавливают, собирают данные. Главная их цель – преобразовывать полученные сведения в форматы, необходимые для дальнейшей работы с информацией.
2. Обработка. Это т. н. вычислительная техника. Именно они преобразовывают исходники в данные, которые используются при применении всевозможных решений.
3. Хранение. Своеобразные картотеки и ПК – передают данные во времени.
4. Передача. Средства передвижения информации. Например, сюда можно отнести телефон, факт, радио и т. д.
5. Выдача. Устройства, что способствуют преобразованию данных в вид, что будет удобен для восприятия. Примеры: принтер, дисплеи.

ВАЖНО. Все средства техобеспечения, которые выбираются для дальнейшей работы, должны быть соотносимы с функционированием предприятия и отвечать его потребностям.

Выбирая оборудование, обязательно обращайте внимание на теххарактеристики. Так, оборудование обязательно должно быть производительным, надежным, совместимым в плане работы с другими устройствами. Не меньшее значение играет его стоимость. При выборе влияние оказывает количество персонала, площадь помещения и некоторые другие параметры. Но главное требование все-таки предъявляется к функциональности.

Ввиду этого, возвращаясь к вопросу о цене, следует сказать, что высокофункциональное оборудование не может стоить дешево, поэтому предпочтение все-таки лучше отдавать более дорогим единицам.

Выбор включает следующие мероприятия:

• составление списков необходимых средств (такие мероприятия позволят учесть все, что необходимо на данном этапе работы);
• сравнение техсредств;
• покупка.

Оргструктура

Совокупностью связанных подразделений называется организационная структура системы управления персоналом. В ней отображены правовые разделения, происходит объединение всего вышеперечисленного в одну структурную единицу. Организационная структура системы управления персоналом разделяется на виды:

1. Элементарная организационная структура системы управления персоналом. В ней отображено двухуровневое руководство. Так, выделяется уровень верхний (руководство) и нижний (исполнители). Такие структуры дают возможность сотрудникам принимать быстрые решения, так же реагировать на какие-либо изменения, контролировать сослуживцев, а такие мероприятия, согласитесь, – гарантированная эффективность в труде.
2. Линейная. Ее суть в том, что она относительно автономна в рабочем процессе, а также дает возможность самоуправления.
3. Функциональная. Актуальна, где есть функциональные распределения обязанностей.
4. Матричная организационная структура системы управления персоналом. Ее создают, если хотят поместить работников в максимально комфортные и удовлетворительные для них условия труда. Однако система имеет свои недостатки. Так, образованные группы обычно неустойчивы.

Когда формируется оргструктура, учитываются следующие принципы:

1. Гибкость. Это способность быстро перестраиваться в зависимости от изменений, которые происходят на предприятии.
2. Систематизация. Ее главная цель – разумно и правильно систематизировать функции персонала.
3. Специализация. Означает, что каждый отдел должен выполнять свои соответствующие функции.
4. Нормоуправляемость. За каждым кадровиком должно быть закреплено разумное, а, главное, рациональное количество сотрудников, только так можно говорить про Эффективность работы.
5. Экономичность. Это означает, что на создание и содержание оргструктуры должно быть затрачено минимум средств.

Как видим, выбрать оргструктуру не так-то просто. Она зависит от множества факторов. Самыми важными из них являются организационно-правовые. Не меньшее значение имеет то, как руководство относится к своему персоналу, какая внутренняя обстановка складывается внутри коллектива, какие управленческие стратегии принимаются.

Автоматизация производства

Автоматизированная система управления персоналом, как считает большинство специалистов, должна быть везде, вплоть до самых малых организаций. Она формирует комфортные рабочие условия, оптимизирует эффективность большинства мероприятий:

• позволяет контролировать работу сослуживцев;
• помогает определять вознаграждение по справедливости.

Автоматизированная система управления персоналом предполагает, что на предприятии будет иметься спецнабор программных средств, главная цель которых – мероприятия по эффективному руководству.

ВАЖНО! Автоматизированная система управления персоналом дает возможность достичь высоких показателей и эффективности с минимальными издержками.

Благодаря автоматизации решаются популярные и насущные задачи:

• разрабатывается и реализовывается кадровая стратегия с прогнозом, планированием и анализом персонала;
• оказывается помощь при адаптации новичков;
• осуществляется контролирование того, как выполняются обязанности разными сотрудниками;
• рассчитывается и выплачивается з/п, премии, компенсации и прочее;
• управляются процессы перевода и передвижения сотрудников;
• контролируется безопасность труда и уровни соцразвития.

Кроме того, автоматизированная система дает возможность дополнительных функций и позволяет:

• контролировать необходимость обучения, переквалификации, и дополнительной подготовки специалистов;
• подбирать, привлекать и трудоустраивать людей;
• контролировать расходы на з/п.

Автоматизация становится достаточно трудным процессом, если существует территориальное распределение предприятия (например, имеются филиалы). Кроме того, решив отдать предпочтение автоматизации, нужно принять к сведению, что такие мероприятия выльются в достаточно кругленькую сумму, потому что назвать его дешевым не представляется возможности. Плюс ко всему нужно подобрать и обучить персонал, который будет управлять и контролировать такими системами.

Существуют следующие виды (уровни) автосистем:

1. Первого уровня. Это программы, которые помогают автоматизировать процесс начисления з/п. Среди основных недостатков можно назвать ограниченную функциональность, что ведет к постепенному сужению пользовательского круга.
2. Второго уровня. Это дополнительные системы, которые помогают формировать и вести расписание штата, отражать движения, которые происходят внутри фирмы по каждому кадру. Это т. н. спецпрограммные комплексы, гибкие, включающие не один эффективный инструмент, что позволяет вести грамотно политику кадров. Спецкомплекс поддается совершенствованию, его возможно настроить, дополнить и т. д.
3. Третьего уровня. Кроме вышеописанного функционала, с их помощью можно разрабатывать программы по обучению и кадровым перемещениям, проводить аттестационные мероприятия, формировать портреты работников. Это своеобразный специализированный модуль, который входит в состав всей системы автоматизации предприятия. Есть возможность устанавливать отдельные системы, потом интегрировать их в общую автоматическую систему.

Внедрение автоматизированной системы проходит несколько стадий. Чтобы его внедрить, нужно:

1. Проанализировать ситуацию, что сложилась, выявить потребности кадровиков. Такая оценка и мероприятия помогут развиваться предприятию.
2. Выявить пути, которые помогут оптимизировать кадровую работу, что соответствовало бы направлению деятельности всей организации.

Автоматический расчет з/п

Расчеты по з/п – самые трудные, сложные и ответственные процессы, в них ни в коем случае недопустимы неточности, невнимательность. Нужны оценка, эффективность, аккуратность, своевременность и полный контроль. Количество сослуживцев может быть как несколько десятков, так и несколько тысяч. И по каждому нужно не только рассчитать з/п, но и учесть каждую заслугу, не забыв вознаградить за нее. Программные продуктов, помогающих вести расчеты, много, выбор широк, главное – сделать его правильно. Это как достаточно простые конфигурации с опциями по расчету з/п, так и сложные функциональные модули.

Вот уже не одно десятилетие беспрецедентным лидером среди подробных программ была, есть, и, думаем, останется, программа 1С, у которой может быть три варианта, направленных на ведение дел предприятия, на бухгалтерию и на расчет з/п. Конфигурации 1С стандартные, стоят относительно недорого и особенно прекрасно подходят для не очень больших организаций. В таких программах можно выбрать функцию ведения книги, подготовки отчетности в разные структуры и для налоговой.

Внимание! Большим компаниям с многочисленными сотрудниками 1С не подходит.

Для компаний, где достаточно много человек трудится, лучше выбирать автономные специализированные конфигурации. С их помощью можно использовать сложнейшие системы, которые учитывают и оплачивают труд. Если у предприятия единое информационное пространство, от таких конфигураций также придется отказаться, к сожалению. В противном случае не исключено возникновение проблем во время передачи данных между разными учетными системами.

Выбирая спецмодули, нужно обратить внимание и учесть следующее:

• вводить информацию должно быть удобно и просто, в наличии обязательно должны иметься спецсправочники;
• должна быть возможность настраивать рабочие графики по каждому сотруднику;
• технологии, направленные на расчет з/п, должны применяться разнообразные (необходимость той или иной определяется, например, по наличию сотрудников постоянных, временных, совместителей, по договору и пр.).

Выбирая модуль, обязательно учтите возможность распечаток данных, всевозможных ведомостей, листков и других документов.

Усовершенствование мотивации

Помните известную поговорку, которая гласит о том, что скупые платят дважды? Так вот, она на самом деле работает. И в качестве примера можно привести организацию (неважно, большая она иди маленькая). Оказывается, согласно множеству проведенных исследований, а также согласно элементарной практике и наблюдениям, мотивировав своих сослуживцев, также можно повысить производительность.

Мотиваций бывает несколько. Самой эффективной и ожидаемой всегда считалась мотивация материальная. Это, конечно, всевозможные премии, надбавки, 13-е з/п. Существует и две других мотивационных разновидности – психологическая и социальная. Усовершенствовать мотивирующие инструменты можно также, оценив действующие и проанализировав то, к чему они привели. В любом случае, важно не забывать о мотивации и постоянно применять по отношению к лучшим сослуживцам.

Как оценить внедренные изменения?

Естественно, оценка состояния системы персонального управления должна происходить на всех этапах. Изначально нужна оценка текущего состояния. Далее – оценка того, что именно нужно сделать и оценка выбранных (предложенных) методов.

После того, как проведено совершенствование системы управления персоналом, нужна оценка принятых мер и оценка эффективности работы в новых условиях. В этом плане оценка эффективности каждого предпринятого мероприятия определяется по нескольким показателям, главный из которых – показатель эффективности труда и экономических рост предприятия.