Как восстанавливать трудовую книжку и книга учета трудовых книжек

Трудовая книжка необходима для ведения учета мест работы конкретно человека. Она необходима как работодателю, так и соискателю. Работодатель при помощи этого документа может и должен получить информацию обо всех предыдущих местах работы соискателя, о его должности на конкретном месте и реальной причине увольнения оттуда.

В свою очередь, сотруднику такая бумага нужна для подтверждения официального трудоустройства и ведения учета мест работы для пенсионного фонда. Именно на ее основе впоследствии оформляются документы для начисления пенсии. Кроме того, в случае нарушения нанимателем каких-то правил или законов, такой документ может стать доказательством для получения взыскания в суде.

Важный момент

Однако важно помнить, что она не имеет международный формат. Например, если она была оформлена в ДНР, использовать ее в других странах не получится. Для них, как и для ДНР, предусмотрен свой особый образец.

ДНР и трудовая книжка

Для упорядочения записей в данном документе существует специальная инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Порядок ведения также имеет территориальную привязку, для ДНР это будут одни правила, для иных регионов они будут другие.

Внесение записей

Любой наниматель должен вносить записи в бланк согласно этой инструкции, в ином случае, за нарушения правил, налоговая может применять штрафные санкции или взыскания. Порядок внесения изменений или исправлений в бланк трудовой также обусловлен. Инструкция по заполнению трудовых книжек является обязательной для исполнения всеми организациями.

Ответственность за правильное внесение изменений и сохранность деловой бумаги должен нести наниматель. Именно у него хранятся все эти документы его сотрудников. В случае если книжка будет утеряна, он будет нести за это ответственность, покупать новую, заполнять бланк и восстанавливать в ней все записи.

Сделать это можно в канцелярских магазинах (например, в интернет-магазине Комус) или у официальных распространителей, которые есть во многих регионах (Москва, ДНР и так далее). При утере ее владельцем – работником компании, ответственность за ее восстановление ложится на него. В этом случае именно ему придется покупать ее и обращаться к предыдущим работодателям для восстановления записей о его предыдущей работе.

На каждом предприятии существует специальная книга учета движения трудовых книжек. Ее ведение обязательно, приобрести ее образец можно в разных магазинах канцелярских товаров (например, Комус) или точках официальных распространителей, которые есть во всех регионах (например, в ДНР или Саратове).

Внесение записей в трудовую книжку

В нее вносятся все изменения, связанные с изменениями мест хранения этих бумаг в организации. Например, если сотрудник заявил о желании получить документ на некоторое время, книга учета трудовых книжек должна иметь соответствующую запись об этом событии. Это сделано для того, чтобы ответственность с организации была снята.

Новая трудовая

Если вы потеряли эту бумагу, то вас наверняка интересует вопрос: можно ли завести новую трудовую книжку?

Потерянную трудовую обязан восстановить виновник в кратчайшие сроки. Для этого придется покупать новый бланк и сделать ее дубликат. Записи вносятся не самостоятельно, а через кадровый отдел на предыдущих предприятиях. Нужно подать запрос в компанию, где работал человек, с просьбой восстановить необходимые записи. После этого она передается в кадровый отдел этого предприятия, где происходит внесение необходимых исправлений или изменений.

Для того чтобы получить документ сотруднику, есть специальная процедура ее выдачи. Она зависит от конкретного региона (Москва, ДНР и т.д.), где производится эта процедура. После обращения в кадровый отдел компании, вносятся специальные записи в журнал учета документов. Выдача ее требует написания заявления и расписки о получении документа. Выдается она не на продолжительный срок. Как правило, она требуется работникам для получения кредитов или оформления каких-то документов. После завершения всех действий, данный документ должен быть возвращен обратно в кадровый отдел.

Как получить новую трудовую

Что делать, в случае потери трудовой?

Все зависит от того, по чьей вине была потеряна трудовая книжка. Если виновником этого является работодатель – покупать и восстанавливать записи придется ему. Для этого он может отправить запросы в прошлые компании, где работал человек. Заполняется бланк-заявка для выдачи дубликата документа, после чего в ней восстанавливаются все сведения.

Если одно из предприятий, где работал человек, было ликвидировано или предприятие обанкротилось, восстановить записи будет сложнее. Но сделать это все же возможно.

Восстановление документа с помощью пенсионного фонда

После того как соискатель узнает, как вернуть себе документ, его беспокоит вопрос: как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?

Для этого нужно обратиться в ПФ, где соискателю нужно будет заполнить бланк-заявку. В нем также ведется учет всех официальных мест работы каждого человека, что позволит им выдать дубликат трудовой книжки. В ней будут указаны все подтвержденные места работы человека, без каких либо изменений или исправлений. Если какое-то из мест было не подтверждено, оно внесено не будет, если нет доказательств своей правоты. Для восстановления придется заполнить специальный бланк – заявку на выдачу дубликата, после чего будет выдана новая книжка.

Как восстановить трудовую книжку

Любые взыскания и затраты на восстановление книжек, в случае их утери нанимателем ложатся на его плечи. Именно он должен оплатить и организовать весь этот процесс. В случае если имела место массовая потеря данных документов работодателем (например, при переезде), он должен создать специальную комиссию для восстановления книжек и внесения исправлений или изменений в них.

Наличие двух экземпляров трудовой

Следующий вопрос, на который вы наконец услышите вопрос будет: можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

Желание вести две трудовые книжки, возникнуть может по самым разнообразным причинам. От банального желания сокрытия каких-либо фактов о предыдущих местах работы, до желания работать в двух компаниях одновременно. Например, если на одном из мест работы причина увольнения была не очень хорошей, сотрудник может пожелать скрыть ее чтобы не потерять возможность найти новую работу.

Трудовым кодексом не предусмотрено какого-либо наказания или взыскания за такое нарушение, однако это не значит, что так нужно делать. Скорее всего, рано или поздно это раскроется, а при таких обстоятельствах вы сразу потеряете работу. Например, если потерять одну из книжек, заполнив бланк для ее восстановления можно получить лишь официальный дубликат, а в случае возникновения каких-то конфликтов, ваш обман сразу раскроется и налоговая потребует взыскания или уголовную ответственность.

Можно ли иметь две трудовые книжки

С другой стороны, согласно налоговому законодательству, это является нарушением и за это могут последовать последствия. Это могут быть взыскания и обвинения в уклонении от налогов при незаконном совместительстве двух трудовых книжек.

Если все же необходимо работать в двух местах, можно оформить специальную запись о совместительстве двух мест работы. Перед внесением записи о возможном совместительстве, необходимо обусловить это с обоими работодателями и получить их разрешение. При совместительстве определяется основной работодатель, у которого оформляется полный рабочий день, и дополнительный с неполной занятостью.

Что делать, в случае использования всех страниц?

Если все страницы книжки закончились и делать новые записи уже некуда, можно вшить специальный вкладыш в трудовую книжку. Делается это для увеличения количества ее страниц. Такой вкладыш в трудовую книжку или просто бланк можно купить во многих канцелярских магазинах (например, Комус). Вшить его можно как самому, так и просто передав вкладыш в трудовую книжку в отдел кадров, где вшить могут за вас.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку не является отдельным документом, его в обязательном порядке необходимо вшить в нее, в противном случае он будет недействителен. Записи в него вносятся по таким же правилам, что и в обычную книжку.

Для каждой страны или региона выбирается свой особый образец трудовой книжки. В 2016 году ДНР был представлен свой образец этого документа, трудовую книжку республики ДНР. На нее обязуются перейти все работники и работодатели ДНР в ближайшее время. В то же время, украинский образец остается актуальным.

Похожие статьи