Учеты расчетов по оплате труда: документальное оформление

Бухгалтерский учет (финансовая отчетность) содержит в себе много важных моментов, которые должны отражаться в работе любой российской организации. Важной частью бухучета считается ведение учета расчетов, проведенных по начисляемой заработной плате. Это очень ответственная и трудоемкая область работы бухгалтеров, без которой не была бы возможна адекватная деятельность компаний. Эта статья будет посвящена тому, как ведется учет расчетов по заработной плате и его основным нюансам.

Что полезно знать

Жалование представляет собой важную экономическую категорию. С помощью этого рычага имеется возможность совместить интересы государства, нанимателя и сотрудников.

Как регулируют зарплату

С помощью системы оплаты трудовой деятельности обеспечивается связь жалования с качественными и количественными показателями труда принятых на работу граждан. Организация имеет право самостоятельно выбирать для себя систему оплаты для нанятых сотрудников.

Регуляция оплаты труда

Нормативная регуляция трудовой деятельности граждан осуществляется законодательной базой РФ. В Конституции страны (ст.37) говорится, что человеческий труд свободен. В России принудительный труд согласно закону запрещен.

Федеральные законы регламентируют, что каждый гражданин имеет право на:

  • жалование не ниже того минимального уровня, который установлен в субъекте РФ;
  • вознаграждение за выполненный труд без дискриминации;
  • защиту от безработицы.

По Конституции наниматели вправе заключать со своими работниками коллективные и индивидуальные трудовые договоры. Эти документы обязательно заключаются по параметрам, прописанным в федеральных формулярах.

Контроль зарплаты

Цели и задачи трудового законодательства (ТЗ)

Цель ТЗ — обеспечение правового фундамента для соблюдения свобод и прав работающих.

Задачами ТЗ являются:

  • организация требуемых условий для эффективного согласования интересов;
  • регулирование трудовых взаимоотношений.

Стоит отметить, что регуляция трудовых взаимоотношений осуществляется через следующие механизмы:

  • систематизация и регуляция труда;
  • системы квалификационной подготовки работающих;
  • трудоустройство граждан;
  • ведение переговоров;
  • социальное сотрудничество;
  • поддержка трудовых споров;
  • наличие материальной ответственности;
  • заключение соглашений;
  • поддержка профсоюзов.

Выдача жалования

Принципы регулирования

Регуляция трудовых взаимоотношений по действующей законодательной базе осуществляется на основании четырех принципов:

  • свобода труда;
  • справедливые условия труда;
  • равенство возможностей и прав сотрудников;
  • обеспечение граждан своевременной выплатой жалования;
  • государственная защита прав работающих.

Все принципы регулирования прописаны в законодательной базе страны. Там же прописаны и порядок проводимого учета начислений жалования.

Организация учета вознаграждения за труд

Учет, который проводится по оплате трудовой деятельности граждан, подразделяется на два основных раздела:

  • синтетический учет расчетов по оплате труда;
  • аналитический учет расчетов по оплате труда.

Процесс начисления зарплаты

Каждый вид учета обладает своими особенностями, характеристиками и требованиями. Поэтому должностное лицо, ответственное за его проведение, обязательно должно иметь глубокие познания в этой области фиксирующей отчетности. При этом бухгалтер должен отслеживать изменения, которые периодически возникают в законодательной регулируемой базе.

Оба варианта учета регулируются федеральным законом (№ 129-ФЗ). Согласно данного закона проведение всех хозпераций организации, включая начисление жалования, должны иметь документальное оформление. Эти хозоперации должны формироваться оправдательными видами документов. Они выступают в роли первичной документации. На их основании ведется бухучет.

Синтетический и аналитический учет

Для того чтобы вести расчет средств, которые выплачиваются в качестве жалования, используются специальные счета для бухучета. Они бывают двух типов:

  • Синтетические. Это те счета, на которых отображено имущество предприятий, проводимые хозоперации и обязательства. К таким счетам относится счет 70. Учет, который проводится на таких счетах, также получил название синтетического. Такой контроль выдается исключительно в денежной форме выражения;
  • Аналитические. К ним относится лицевой счет, который открыт на каждого сотрудника предприятия. А так же налоговая карточка, что открывается для ведения учета дохода, облагаемого НДФЛ. Сюда же относятся и ведомости.

Синтетический учет в бухгалтерии

Ведение обоих видов учета является необходимостью, так как они отлично дополняют друг друга и дают возможность бухгалтерам вести правильный и глубокий учет всех операций, связанных с начислением денежных сумм для жалования.

Особенности оформления первичных документов

Документальное оформление нужных сведений должно осуществляться согласно формы, которая находится в альбомах унифицированных форм, специально разработанных для такого рода документации. В них должны содержаться:

  • дата заполнения бумаги;
  • наименование;
  • название предприятия, от чьего имени происходит составление документа;
  • содержание (описание) хозоперации;
  • измерение проводимой хозоперации в натурально-материальном эквиваленте;
  • подписи ответственных лиц;
  • название должностей сотрудников, которые несут ответственность за проведение конкретной хозоперации.

Оформление первичных документов

Документальное оформление первичных бумаг является обязательной частью учета, проводимого в отношении начисления жалования.

Первичная документация в фиксирующей отчетности

Учет любых расчетов, проводимых относительно операций с жалованием сотрудников, регламентируется федеральным законом о бухучете. Этот контроль предназначен для того, чтобы выполнять систематизацию, а также накопление данных, которые указываются при оформлении в первичной документации. Он охватывает и счета, предназначающиеся для ведения фиксирующей отчетности.

Регистры для такого контроля ведутся:

  • в специальных журналах/книгах;
  • в отдельных карточках/листах;
  • сохраняются в виде машинограмм, что были получены при применении специальной вычислительной техники;
  • сохраняются на информационных носителях (с сохранением возможности переноса на бумагу).

Роль первичной документации

Виды первичной документации

Документальное оформление первичных бумаг осуществляется по строго унифицированной форме. К этой документации относятся:

  • Приказ о приеме на конкретную должность нового сотрудника. Такой приказ может заменяться соответствующим распоряжением. На его основании происходит документальное оформление и заключение контракта (трудового договора);
  • Личная карточка. Она создается для каждого сотрудника, который был зачислен в штат. Для ее заполнения нужна трудовая книжка. Иногда требуется предоставление других документов (к примеру, военного билета);
  • Штатное расписание. Используется при создании структуры и описания штатного состава работников, работающих на конкретном предприятии;
  • График отпусков, который составляется для отражения сроков ухода сотрудника в полагающийся по закону ежегодный отпуск.

Выдача приказа о зарплате

Используется в учете начислений, которые полагаются выплачивать при уходе человека в отпуск или назначения компенсации в связи с неиспользованными днями отпуска.

Приказы как первичная документация

Кроме вышеперечисленных бумаг к документам, которые влияют на расчет затрат, пошедших на жалование сотрудникам, следует отнести отдельные виды приказов:

  • Приказ, по которому осуществляется расторжение ранее составленного коллективного/трудового договора;
  • Приказ, согласно которому происходит перевод сотрудника на новую должность или место работы;
  • Приказ, что оформляется при увольнении конкретного работника с занимаемой им должности;
  • Распоряжение, согласно которому сотрудник компании отправляется в рабочую командировку. Сюда же можно отнести командировочное удостоверение, служащее подтверждением того, что человек действительно провел время в командировке.

Особенности трудовых взаимоотношений

На основании их проводится учет, который охватывает начисление и проведение расчетов относительно размера жалования сотрудников, полагающегося за выполнение ими своих трудовых обязательств.

Особенности начисления оплаты труда

Начисление жалования на любом предприятии происходит на основании таких документов:

  • листы, выдающиеся работникам в случае утраты временной трудоспособности. На их основании происходит начисление больничных;
  • табель, в котором отражается отработанное рабочее время;
  • нормы и расценки, указанные за выполнение того или иного вида деятельности;
  • распоряжения и различные приказы, которые подписывает руководитель. Их документальное оформление приурочено определенной ситуации (например, перевод человека на другую должность, начисление премии и т.д.).

Учет расходов организации

Поскольку учет передвижения денежных средств отслеживается налоговой службой, то оформление первичной документации, на основании которой проводится учет, должен быть безукоризненно и правильно проведенным. Любые опечатки и ошибки приведут к дубляжу на всех этапах ведения фиксирующей отчетности, которая охватывает расчетные операции.

Учет расходов организации

Фиксирующая отчетность на любом предприятии включает отслеживание не только размера получаемой прибыли за конкретный отчетный период, но и затраты, которые понесла компания. К затратам фирмы относится и выплата работникам их жалования.

К расходной части учета, который ответственен за расчет относительно жалования, относятся следующие виды сумм:

  • деньги, которые начисляются по существующим тарифным ставкам, окладам;
  • выплаты, носящие стимулирующий характер (премии и т.д.);
  • компенсационные выплаты (например, сверхурочные);
  • суммы, что покрывают бесплатное использование сотрудниками коммунальных услуг и т.д.;
  • расходы на жалование;
  • единовременные вознаграждения;
  • начисления, которые появились благодаря проведенной реорганизации предприятия или его ликвидации;
  • компенсации, которые полагаются за неиспользованные дни ежегодного отпуска;
  • различного рода надбавки, определяющиеся районным регулированием вознаграждения за труд и т.д.

регулирование трудовых взаимоотношений

Выдача вознаграждения за труд

Учет расчетов средств, потраченных на жалования, включает в себя документы, на основании которых происходит выдача денег. Таким документом является платежная ведомость.

Выдача денег за выполненную в течение месяца работу осуществляется дважды в месяц в строго установленные сроки. В начале месяца работнику выплачивается аванс, а через две недели – само жалование.

Выдача осуществляется не только на основании платежной ведомости, но и соответствующего приказа в кассу. Это распоряжение должен подписать главный бухгалтер и руководитель компании.

Основы трудового законодательства

Обычно выдача жалования или аванса происходит в течение 3-х дней. Если человек не приходит за деньгами, они депонируются и возвращаются на специальный счет, открытый в банке. Их сотрудник может получить в любой момент в течение 3-х лет. После этого невостребованное жалование переходит в раздел прибыли предприятия.

Удержания с жалования

В бухгалтерском отделе сотрудники занимаются не только расчетом оплаты труда, но и удержаниями с нее. Для этого ответственное лицо заполняет налоговую карточку. Заполнение ведется на основании учета доходов работника. Далее заполненная налоговая карточка предоставляется в налоговый орган.

Согласно НК РФ с жалования любого гражданина страны должны удерживаться следующие налоговые изъятия:

  • НДФЛ;
  • возмещение за причиненный компании материальный ущерб;
  • профвзносы;
  • суммы, которые были получены человеком взаймы;
  • за товары, которые приобретались в кредит;
  • штрафы;
  • суммы, которые были выплачены в излишке;
  • страховые взносы, что переводятся согласно заключенным договорам личного страхования работника.

Виды удержаний из зарплаты

Заключение

Жалование является ключевым звеном между работодателем и наемным персоналом. Поэтому этот аспект должен иметь четкую регуляцию со стороны государства, чтобы избежать притеснения любой из сторон трудового договора. Любые перемещения денег в рамках проводимых предприятием хозопераций должны отслеживаться фиксирующей отчетностью и заноситься на всех уровнях контроля. От правильности ведения данного учета зависит выполнения норм ТК и НК России, а также соблюдение прав и обязанностей как работников, так и нанимателей.