Трудовая книжка – очень важный документ. Именно в нем отражаются все необходимые сведения об образовании человека, про его трудовой стаж, имеющиеся награждения. Также в ней фиксируются и причины, по которым работник был отстранен от предыдущей должности.
Во время того, как сотрудник числиться в штате организации или предприятия, ТК хранится у работодателя. А вот когда человек решает уйти из организации или же его отстраняют от должности, документ этот обязаны вернуть владельцу.
Когда можно получить книжку?
Сейчас все чаще говорят о том, что подобные «книжечки» будут отменены, поскольку уже не выполняют своей роли, а только создают трудности бюрократические. Но на данный момент это пока только разговоры, поэтому выдача трудовой книжки при увольнении должна проходить согласно законодательству.
Выдается ТК чаще всего непосредственно в день отстранения от должности. В зависимости от обстоятельств иногда ее могут выдать и позже, но случается это довольно редко.
Иногда, чаще всего тогда, когда уход сотрудника не отвечает их интересам, недобросовестные работодатели могут удерживать книжку у себя. Невыдача ТК грозит им серьезными неприятностями. Увольняющийся имеет полное право обратиться в суд с требованием не только отдать ему его трудовую книжку, но и потребовать компенсацию. Особенно в той ситуации, когда без нее он не мог устроиться на другую должность, и как следствие потерял заработок.
Бывают и другие ситуации – работник отстранен, однако документы свои не забирает. В этом случае его необходимо уведомить по почте о том, что трудовую необходимо забрать. Тут никаких строгих сроков нет, и ответственность работник за оставленную книжку не несет. Но работодателю необходимо знать, что ему придется хранить этот документ, пока его не заберут.
Что еще необходимо знать?
Просто отдать этот документ на руки увольняющемуся нельзя. От работника в этом случае должна быть получена расписка о получении трудовой книжки на руки. На предприятии или в организации должен иметься специальный журнал, в котором отмечаются все движения трудовых. Так вот именно в нем и необходимо зафиксировать номер полученной расписки. Сам увольняющийся также обязан поставить свою подпись в этом журнале, тем самым подтвердив факт ее получения.
Работодатель заинтересован в том, чтобы все эти шаги были выполнены. Ведь в этом случае к нему никаких претензий предъявить в последствии уже не смогут.
В большинстве случаев этот документ выдается на руки непосредственно владельцу. Но бывают и другие ситуации, когда возможна его выдача третьим лицам. В каких случаях это возможно, и каким образом происходит, узнаем немного позже.
Также в обязательном порядке необходимо подготовить этот документ ко дню выдачи. Иными словами внести в него все необходимые данные. Каждая из внесенных записей должна сопровождаться подписью работодателя или же подписью человека, который ответственен за ведение трудовых. Плюс ко всему требуется заверение все сделанных записей печатью. Если же книжка велась двумя языками (официальным и языком республики в составе РФ) требуется заверение обеих записей.
В каких еще случаях могут выдать?
Увольнение не единственная причина для получения ТК. В некоторых случаях приходится ее предоставлять в различные государственные органы. Например, она иногда требуется сотрудникам Пенсионного фонда или же миграционной службы. Причем копии в этом случае не подходят – требуется именно оригинал.
В этом случае сотрудник пишет заявление на выдачу трудовой книжки. В нем необходимо указать причину, в связи с которой потребовался этот документ. Также в нем указываются сроки, на протяжении которых книжка должна быть возвращена работодателю. Кстати ранее получить оригинал на руки можно было только в случае ухода с занимаемой должности. Только недавно в закон внесли изменения и стало возможным получить книжку, например, для того чтобы оформить пенсию.
Сотрудник должен не только составить и подать заявление с просьбой выдать ему этот документ. Также обязательна в этом случае и расписка в получении трудовой книжки. И в этом случае при утере или порчи документа, работодатель будет избавлен от ответственности.
Если не обязательно предоставлять в государственные органы или другие организации оригинал документа, работник должен обратиться к работодателю или же в отдел кадров с просьбой выдать ему копию трудовой. Копии должны быть выданы сотруднику в течение трех дней и бесплатно.
В каких случаях нужна доверенность?
В жизни также бывают ситуации, когда возникает необходимость получить и предоставить доверенность на получение трудовой книжки. Этот документ должен быть оформлен соответствующим образом и заверен у нотариуса. Когда же может потребоваться такая доверенность? На самом деле поводом для составления такого свидетельства может быть множество, но есть две основные причины:
- Отсутствие владельца трудовой в городе или стране;
- Физические причины, из-за которых человек не в состоянии самостоятельно забрать свою книжку.
Иногда причина может быть в том, что сотрудник просто не желает появляться на месте своей предыдущей работы из-за конфликтных ситуаций.
Доверенность на получение трудовой книжки должна содержать информацию не только о владельце документа, но и о том, на кого возложена будет обязанность ее забрать. Заверение без всех необходимых сведений невозможно. К этим сведениям относят паспортные данные владельца и его представителя, официальное название компании (в некоторых случаях и ИНН организации), образец подписи представителя, а также подпись непосредственного владельца.
Также обязательно указывается и дата составления доверенности, без которой последний не имеет никакой юридической силы. Если не указывается срок действия этой доверенности, он по умолчанию будет составлять двенадцать месяцев.
Ну и, конечно же, требуется заверение нотариуса – его подпись, печать и соответствующая запись. Без доверенности забрать ТК можно лишь в случае смерти работника. Сделать это могут только родственники. В этом случае им необходимо предоставить доказательства родства.
А если потеряли?
Как и любой другой документ, ТК может быть утеряна. Но бить тревогу не стоит – все сведения можно восстановить. Конечно же, придется потратить свое время, но от этого никуда не деться. Необходимо будет обратиться с просьбой о восстановлении в последнее место работы, где отказать не имеют право.
Тут также стоит знать, что если в том что произошло виноват не владелец документа, а сотрудники службы кадров, то и вся ответственность, как и материальные затраты будут возложены на них.