Кассовую книгу как правильно вести в электронном виде

Все предприятия должны вести кассовую книгу, документ для ведения учета получения и выдачи налички из кассы. Кассовая книга – особый вид документации, которую необходимо правильно вести. Как это сделать и в чьем ведении находится кассовая книга, давайте разбираться.

1. Общие понятия

Ведется кассовая книга исключительно кассиром (иногда делать это может тот, кто его заменяет). Сведения вносятся ежедневно, основанием служит ордер — и приходный, и расходный. Когда приходно-расходные операции не совершаются, книжка, соответственно, тоже не заполняется.

В каждом новом году заводится новая книжка. Иногда на год недостаточно одной книжки, в этом случае допустимо завести вторую. Для каждой организации документ ведется отдельно. Даже в том случае, если налоговые режимы, которые использует фирма, разные.

Что такое кассовая книга

К исключениям можно отнести только обособленное подразделение, на котором ведется отдельная бухгалтерия, а, значит, имеется своя кассовая книга. Правда, есть небольшой нюанс: копии, снятии с листов кассовой книги, в обязательном порядке должны передаваться в главный офис и находиться под контролем главного бухгалтера.

ВАЖНО! С 2014 г. ИП получили вполне законное право не заполнять приходные и расходные кассовые ордеры, это значит, что необходимость в ведении книжки кассовых операций у них отпадает.

2. Разновидности кассовых книг

Главной формой считается КО-4. Заполняется она вручную лично кассиром, обязательно — правильно. Однако все большей востребованностью и популярностью пользуется бланк (форма КО-4) в электронном виде. Таким образом, вести кассовую книгу можно вручную (форма КО-4) и в режиме онлайн.

2.1. Как заполнять бланки?

Привычный и наиболее часто используемый вариант кассовой книги – на бумажных носителях. Этот способ также подразделяется на два основных: можно купить уже готовую кассовую книгу и правильно заполнять ее вручную или оформить книгу самостоятельно при помощи компьютера:

  • Готовую кассовую книгу можно приобрести в типографии или в других местах, которые занимаются распространением подобной документации. Перед тем, как правильно заполнять книгу и делать отчет, следует заняться прошивкой абсолютно всех листов, далее их нумеруют, и на последней страничке ставят конечное число листиков. На последнем этапе книга скрепляется спецпечатями, подписями бухгалтера и руководителя. В конце каждого рабочего дня в книге остаются вкладные листы, а отрывные сдаются как отчет в бухгалтерию.
  • Оформленную на ПК книгу распечатывают, потом – подписывают от руки, соблюдая особый порядок. Заполнение происходит ежедневно, в конце рабочего дня листы со всеми операциями распечатываются (их два – вкладной и отрывной). Листочек, что вкладывается, кассир оставляет у себя, второй – относит бухгалтеру как отчет.

Бланк кассовой книги как заполнять

2.2. Особенности электронной книги

Ведется такая кассовая книга на ПК, используется при этом программное обеспечение. При этом у кассира должна быть возможность не просто вести книгу на компьютере и просматривать ее при любой необходимости, вносить коррективы и правильно заполнять, но и свободно распечатывать.

Кассовая книга в распечатанном и электронном виде обязательно должны совпадать! Листы в электронном виде содержат все реквизиты, которые имеет форма КО-4.

Как вести?

Вести книгу в электронном виде можно 2 вариантами:

  • Сохраняя на бумажные носители. Заполняет документ кассир. Главное требование – соблюсти лимиты по денежным средствам в кассе. Именно для этого все операции отображаются в книжке. Все, что совершается за день, кассир отображает в книге в электронном виде (заполняется два листа – они абсолютно идентичны). В конце дня сводятся дебет и кредит, подсчитываются все расходы и доходы, затем листы распечатываются и относятся бухгалтеру как отчет, он полностью должен контролировать процесс ведения этого важного документа. Один листок остается в бухгалтерии, второй – у кассира. Таким образом, к концу года появляется у кассира настоящая книга, распечатанная с электронного варианта, которую останется только пронумеровать, сшить и опечатать.
  • Ведение в сугубо электронном виде. Чтобы вести кассовую книгу в электронном виде, необходимо владеть навыками работы с бухгалтерскими программами. Это популярные программы, о который слышали практически все, кто связан с бухгалтерией: 1С, Налогоплательщик и прочие. Если принято решение вести каждый бланк (форма КО-4) в электронном виде, непременно стоит позаботиться о том, чтобы всецело и полностью защитить конфиденциальную информацию. От кого? Во-первых, чтобы к ней не имели доступа третьи лица. Для этого используют входные пароли, электронные подписи и пр. Во-вторых, чтобы не потерять важные сведения. С этой целью создают резервные копии или происходит дополнительное сохранение на серверах.

Как вести электронную кассовую книгу

Каждый бланк на компьютере должен быть заверен электронной подписью кассира. Для тех, кто не знает, что это, напоминаем. Электронная подпись – это специнформация, которая присоединяется к документации в электронном виде. Ее используют для того, чтобы идентифицировать подписавшегося. Проверить, подлинна ли такая подпись, можно только при помощи электронного ключа, который выдает удостоверяющий центр.

ВАЖНО. После того, как бланк будет заверен электронной подписью, делать в ней исправления строго запрещается!

Только в том случае, если все вышеперечисленные условия будут выполнены, можно говорить о сохранности и подлинности электронных документов и только в этом случае электронный документ может быть приравнен к бумажному и равноценен ему. За то, чтобы электронный бланк форма КО-4 сохранился, полностью отвечает руководитель предприятия или фирмы.

3. Если допущены ошибки

Исправить неточность легче в книге электронного образца, если она еще не сдана как отчет, для этого достаточно стереть неверные данные и внести новые. Но делать это можно строго до того момента, как бланк форма КО-4 будет заверен электронной подписью, поэтому перед тем, как поставить ее, нужно еще раз точно проверить все данные.

Сложнее обстоят дела с книгой, которая заполняется вручную. Допускать ошибки в ней нежелательно. Но все мы люди и никто не застрахован от опечаток, неточностей и прочих огрехов при заполнении документов. Итак, что же делать, если ошибка все-таки появилась? Оказывается, существует целый порядок ее исправления.

Исправления в кассовой книге

Для этого в первую очередь необходимо составить рапорт главбуху или начальнику. Во-вторых, назначить комиссию для контроля за внесением изменений. Далее придется изъять неверный ордер и оформить новый. После этого, собственно, можно вносить изменения и в саму кассовую книгу. Воспользоваться можно спец. способом для корректировки (его порядок прописан законодательно) – аккуратно перечеркните недостоверную цифру или текст. Вверху укажите правильные данные, заверьте их подписью главбуха и кассира. Возле подписей напишите: «Исправлено» и проставьте дату.

Дальше составляется бухгалтерская справка-отчет о причинах исправлений и сути ошибки, указываются и данные про исправления. Справка заверяется руководителем и главбухом.