Программы подготовки документов для государственной регистрации

Функционирование любого предприятия всегда предполагает ведение документации, отражающей проведение хозопераций и других действий. Для этих целей разработаны специальные программы (например ГНИВЦ ФНС), а также общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011 93). Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Регистрационная программа

Сегодня получила распространение специальная программа подготовки документов для государственной регистрации. Она используется для физ- и юрлиц, что выступают в роли ИП. Программа выполняет ряд важных функций:

  • сведения об ИП вносятся в автоматическом режиме;
  • формирование печатных образчиков.

Программа подготовки регистрации

Программа содержит в себе такие сведения:

  • заявление о госрегистрации;
  • сведенья об внедренных в учредительную документацию изменениях (если определенные сведения претерпели изменения);
  • уведомление о корректировках в сведения, приведенных в учредительной документации и т.д.

Перед тем как вносить нужные сведения о работе своего ИП в эту программу, необходимо убедиться в том, что на компьютере установлена последняя версия. При наличии ранее установленной версии, ее можно просто обновить.
Чтобы сведения вносились в программу правильно, следует учитывать общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011 93).

Что такое ОК?

В России существует общероссийский классификатор управленческой документации или ОКУД (ОК 011 93). ОКУД (ОК 011 93) является важной частью Единого комплекса кодификации, а также систематизации социально-экономических и технических сведений. Этот Единый комплекс, который охватывает и ОК 011 93, включает стандартизированные комплексы систем и формы актов, что допущены к использованию в хозоперациях.

Общероссийский классификатор управленческой документации

Задачи ОКУДа

ОК 011 93 был создан в замен Общесоюзного аналога. ОК 011 93 выполняет следующие задачи:

  • упорядочивание сведений;
  • регистрация документации;
  • ведение учета, а также систематизация документации;
  • исключение из существующего обращения актов, не имеющих стандарта;
  • сокращение числа используемых конфигураций документации;
  • обеспечение контроля над составной конфигурацией бумаг, а также пресечение дубляжа сведений;
  • организация целесообразной системы мониторинга/фиксации за применением стандартизированных видов документации.

Все сведения, которые содержит в себе ОКУД, представлены в облике специальных целевых стандартизированных конфигураций, что были утверждены профильными госструктурами РФ.

Предназначение ОКУД

ОКУД содержит в себе кодовые маркеры существующих конфигураций актов, что входят в стандартизированные комплексы структуры систематизации. Поэтому проверить нужные сведения здесь достаточно легко.

Иерархия ОКУДа

ОК 011 93 — это код, состоящий из 7-ми знаков, а также контрольного числа (КЧ). В его иерархии содержится три ступени. При этом каждая позиция представлена из двух блоков:

  • идентификации;
  • наименования объекта, применяемого для классификации.

Цифры кода расшифровываются таким образом:

  • 1-2 – это класс системной конфигурации. Они отражают принадлежность акта к определенной целевой системе;
  • 3-4 – это подкласс конфигураций. Они отражают единство содержания для всех форм, а также вектор их задействования;
  • 5-7 – являются регистрационными цифрами. Используются внутри подкласса;
  • 8 – это КЧ.

Что такое код документации

По этим цифрам и можно узнать нужную информацию.
Таким образом, идентификация конфигурации осуществляется посредствам классификации.

Правила регистрации

Чтобы государственная регистрация документов прошла как надо, бумаги следует оформлять и регистрировать должным образом. Для этого существуют правила регистрации документов, которые включают в себя следующие пункты:

  • Любой документ, который должен пройти процедуру госрегистрации, обязан иметь свой регистрационный цифровой маркер;
  • Регистрация осуществляется один раз. В рационально построенном делопроизводстве требуется только одна регистрация для каждого вида бумаги (вне зависимости от размера предприятия);
  • Заполнение бумаг ведется по строго регламентированным правилам (зависит от вида документации);
  • Не допускаются ошибки, опечатки или неточности.

Правила государственной регистрации

Узнать все требования, предъявляемые к регистрационному процессу и оформлению бумаг, можно на порталах ответственных за это госучреждений. Проверить правильность оформления документов можно с помощью различных программ (например, ГНИВЦ), а также опираясь на соответствующие образцы. Так можно проверить готовность бумаг для прохождения процесса регистрации.

Кого нужно регистрировать?

Важно знать, какие документы подлежат регистрационному процессу. Ведь их формирование забирает немалое количество времени и сил.

Регистрации подлежат все виды актов, формуляров и т.п., что нуждаются в специализированном контроле, применяются и исполняются в справочных целях. При этом путь их получения не играет никакой роли.

Стоит отметить, что документы, получаемые исключительно к сведению, а также исполнения, не нуждаются в регистрации. Какие именно акты подлежат регистрационному процессу для каждого предприятия, определяет составленный перечень. Этот перечень разрабатывается службой делопроизводства. Готовность перечня к исполнению подтверждается наличием утверждения от руководителя. При необходимости данный перечень может претерпевать некоторых изменений.

Какие документы подлежат регистрации

Обычно не регистрируют:

  • рекламные массивы;
  • телеграммы и поздравительные письма;
  • различные пригласительные;
  • журналы, брошюры и т.п.;
  • личные сведения;
  • информационные материалы;
  • копии различных нормативных документов.

Все остальные бумаги нужно регистрировать в делопроизводстве. Узнать их перечень можно у ответственного лица.

Проверка на юридическую силу

Чтобы проверить, имеет ли акт юридическую силу, выполняется правовая экспертиза (аудит). Подобная правовая экспертиза организуется для всех правоустанавливающих бумаг, а также документов, представленных для госрегистрации. Правовая экспертиза регламентируется соответствующими пунктами профильного закона о госрегистрации прав.

Проверка документации

Правовая экспертиза – прерогатива Росреестра, а также ее региональными структурами. В ходе проведения такой экспертизы ведется проверка представленных заявителем документов на аутентичность и соответствие.

Помимо этого такая проверка устанавливает отсутствие явных несовместимостей между зарегистрированными и заявленными правами на конкретный объект. Аудит определяет, присутствуют или отсутствуют обоснования для отклонения или консервирования процесса госрегистрации.

Алгоритм выполнения экспертизы

Аудит имеет свой алгоритм реализации:

  • выполнение анализа сведений по ЕГРП по конкретному объекту недвижимости;
  • проверка заявленных актов на подлинность;
  • анализ законности проведенной хозоперации.

Проверка юридической силы

При отсутствии нарушений или несовпадений акты допускаются к госрегистрации.

Заключение

Ведение документооборота является важной частью работы любого предприятия. Немаловажное место в данном процессе занимает подготовка документации к госрегистрации. Только при правильном оформлении бумаг можно рассчитывать на быстрое прохождение регистрации и отсутствие проблем с контролирующими государственными инстанциями.

Похожие статьи