Регистрации документов в какой день осуществляются, регистрация по РВП

Каждому человеку должно быть известно, что при факте письменного обращения, как в государственную, так и частную организацию, он вправе попросить сразу же зарегистрировать официальное письмо. Во-первых, такое желание (оно может быть и требованием) вполне законно. Ведь, согласно законодательной базе, во избежание утери, изменений, а также с целью контроля исполнения, регистрация документов организаций осуществляется в тот же день, когда документ принят (если это входящая документация), либо отправлен (если исходящая).

Моментальная регистрация

Регистрация входящих документов на сегодняшний день крайне важна не только для специалистов делопроизводства организации (то есть особ, отвечающих за их учет), но и для тех физических и юридических лиц, которые эти документы направляют, или предоставляют.

Виды регистрации документов

С какой целью вы можете настоятельно рекомендовать зарегистрировать ваше заявление, обращение и т. д.? Для того, чтобы в случае возможного бездействия официальных лиц, иметь возможность потребовать письменный ответ в установленные законом сроки, посредством обращения в специальные органы (суд, прокуратуру). Но есть один нюанс. Может получиться так, что ваше письмо, лично предоставленное, скажем, секретарю, предприятия и зарегистрированное в тот же день (да что там день, тот же час при вашем присутствии) странным образом куда-то исчезает. Девушка-секретарь, удивленно округляя глаза, утверждает, что ничего не принимала, и вообще первый раз вас видит. В книге входящих – исходящих документов соответствующей записи, разумеется, тоже не наблюдается.

Ответа на интересующий вопрос (как правило, какой-то важный, «болезненный») нет и быть не может. Нет проблемы – нет решения.

Подобной ситуации можно избежать, если подать документ в двойном экземпляре. Один отправляется в пункт назначения, а на втором в верхнем углу делается отметка о регистрации. Обязательно указывается, какого числа (месяца, года) был принят документ, номер входящего, фамилия, имя, отчество и должность специалиста, осуществившего регистрацию. Обязательна подпись ответственного работника. Теперь у вас есть неоспоримые доказательства, с помощью которых вы сможете добиться нужного результата.

Какие документы необходимо регистрировать?

Как правило, регистрация и контроль исполнения документов осуществляется только в тех случаях, если бумаги имеют юридическую значимость. Это документы финансового, распорядительного, отчетного характера, а также статистического, бухгалтерского и другие, им подобные. В каждой отдельно взятой организации (учреждении, предприятии) работники делопроизводственного отдела определяют документы, которые не подлежат регистрации. К их числу порой относят разные виды рекламы, открытки с поздравлениями, пригласительные и тому подобные письма.

Какие документы необходимо регистрировать

Если структура организации довольно разветвленная, имеет немало подразделений, входящая документация на начальном этапе поступления сортируется, а уже затем регистрация документов осуществляется в узко специализирующихся отделах (также обязательно в день поступления). У разных организаций этот процесс может иметь ряд изменений, которые прописываются в делопроизводственной инструкции, составляемой специалистами.

У некоторых, например, регистрация и контроль исполнения документов (узкопрофилирующих) осуществляется в отделах только после того, как первоначально их внесут в единый банк-реестр документации фирмы. Это очень удобно в том случае, когда возникает необходимость отследить поступление или отправку какого-нибудь письма. Ведь гораздо проще сделать это, посмотрев единый список, а не несколько.

Виды регистрации

Если проанализировать процесс регистрации документов, хотя бы на промежутке времени в три – четыре года, определяем ряд существенных изменений.

Электронная регистрация документов организации

Все предыдущие года доминирующим видом регистрации юридически ценных бумаг предприятия был журнальный. Огромная книга с надписью «Входящая документация» (такая же – «Исходящая») не сдала окончательно своих позиций и сегодня. Кроме даты (числа, месяца, года) регистрации, порядкового номера и названия документа, журнал регистрации может иметь главу «краткое содержание документа», или другие (по желанию деловодов с согласия руководителей).

Теперь касательно изменений, нововведений. Немало организаций перешло на электронную форму регистрации. Что она собой представляет? Компьютерную базу (иногда – единую локальную сеть по всему предприятию), в которую вносят соответствующие данные. Для каждого входящего или исходящего документа используется отдельная электронная карта. После того, как туда заносятся данные о регистрации, она сохраняется на электронных носителях.

Карточки

Иногда для подобной регистрации, то есть для внесения изменений в уже готовые бланки, используют отпечатанные карточки. К слову, подобный способ учета документов является более информативным, чем журнальный, поскольку как электронная, так и бумажная карта содержит значительно большее количество данных. Вот их приблизительный перечень:

  • обязательно указывают автора, создавшего регистрируемое письмо;
  • отмечают, к какому виду документации он принадлежит;
  • фиксируют дату создания;
  • обязательной процедурой является внесение индекса входящего письма (с указанием числа, месяца, года), заголовка, краткого (два – три предложения) содержания;
  • присутствует информация об исполнителе поручения, сроках выполнения, впоследствии – кратко о сути решения вопросов.

Регистрация временно проживающих лиц

Поскольку такие понятия, как «документы», «регистрация» имеют непосредственное отношение к теме рвп, давайте скажем несколько слов и о регистрации документов для рвп. Но для начала необходимо разобраться, что собой представляет это «рвп».

Регистрация временного проживания

Рвп – аббревиатура термина «разрешение на временное проживание». Это процедура, по результатам которой иностранцу определенное время (а именно три года) позволяется официально находиться на территории РФ.

В миграционном законодательстве насчет рвп из года в год вносится немало изменений, причем изменений существенных.Поэтому, рассматривая вопрос о регистрации документов для рвп, даем пояснения, касающиеся текущего года.

Много изменений при оформлении рвп касаются граждан с Украины, причем, как подконтрольной Украине, так и неподконтрольной территории. Им, исходя из этих изменений, уже не предоставляются никакие льготные условия регистрации, не будет продлеваться статус ву.

Итог

Но мы, напомним, в нашей статье ведем речь о регистрации документов, поэтому возвращаемся к рассматриваемой теме.
Зарегистрировать документы для рвп желающий иностранный гражданин может в миграционной службе. Их перечень (с учетом изменений текущего года) имеет следующий вид:

  1. документ, удостоверяющий личность (выданный той страной, из которой человек прибыл),
  2. два заявления об рвп на специальных бланках,
  3. столько же фотографий три на четыре (четких, на которых человек не может быть с одетыми очками или головным убором),
  4. документ из медицинского учреждения, где есть сведения об отсутствии венерический и других серьезных, представляющих угрозу обществу, заболеваний,
  5. справку-подтверждение на право жить не в родном государстве.

Оформление документов организации

Бывают случаи, когда для оформления рвп требуются и другие дополнительные справки. Их предоставление может быть потребовано от каждого, обратившегося к сотрудникам фмс, в частном порядке. Этот список также зависит от действующих изменений законодательства.

Как вывод, можно сказать следующее: регистрация документов организации – процедура, во время которой необходимо выдерживать все законодательные нюансы. Делопроизводство на предприятиях, в учреждениях, организациях – отнюдь не второстепенный отдел. Ведь если с документацией фирмы порядок, слаженность ее работы (касательно организационного плана) гарантирована. И не смотря на время года и день на улице, Вы можете спать спокойно.