Заполнения трудовых книжек сотрудников со стажем – правила и порядок

С чем у вас ассоциируется оформление на работу? Нет, предвкушение карьерного роста, продвижение по служебной лестнице и премирование в счет не берем. Нас интересует «документальный» вопрос.

Трудовая при оформлении

У многих людей процесс трудоустройства (стадия оформления сотрудника) – это, прежде всего, заявление о принятии работника, плюс запись на странице трудовой книжки.

Трудовая – один из главных и даже преимущественно основной документ работающего человека.

Именно они, те самые страницы, заполнение которых обязательно как при приеме, так и при увольнении с занимаемой должности, вполне могут считаться «лицом» специалиста. Одним это – гордость, у других картина трудовой стези не такая уж красочная, как того хотелось бы.

Как сделать трудовую книжку

Но из трудовой книжки, к счастью, или к сожалению, как из песни: слов не выбросишь. И нельзя сказать наверняка, какой из документов, как прилежного школьника, можно поставить в пример: те книжки, в которых заполнение ограничено двумя записями за весь долгий трудовой стаж человека (о приеме на работу и увольнении в связи с достижением пенсионного возраста)? Или, может, хороший пример – книжки, где одна должность сменяется другой, более престижной, перспективной и высокооплачиваемой? Трудно сказать, да и вопросы эти, скорее всего, больше риторические, нас с вами они не очень интересуют. Не так, во всяком случае, как ряд других, таких, как:

  1. роль книжки в процессе узаконения трудовых отношений;
  2. правила оформления для трудовой книжки при приеме на работу;
  3. порядок и пример заполнения документа;
  4. кто ответственный за оформление;
  5. где находится книжка на протяжении всего периода трудоустройства.

Этим условным планом мы и будем руководствоваться во время написания нашей статьи.

Согласно букве Закона

Для начала давайте определим, является ли процесс заполнения, оформления и ведения трудовой книжки на предприятиях, в организациях, учреждениях обязательной процедурой? Для чего нужен этот пример документа и нужен ли вообще?

Закон о трудовой книге

Наличие трудовой книжки при приеме на работу (речь, безусловно, идет об официальном трудоустройстве) обязательно. Рабочий период, именуемый стажем, учитывается при начислении пенсий. Именно поэтому правильное заполнение для трудовой книжки крайне важно. В трудовом законодательстве четко прописан порядок приема сотрудника на работу.

Правила, пожалуй, известны многим: специалист проходит отбор (выполняя тесты, делая конкурсные задания, посредством собеседования и так далее), затем, после утверждения его кандидатуры на вакантную должность, подает документы, пишет заявление о приеме на имя руководящего лица. После составления приказа сотрудника зачисляют в штат, если он работает более пяти дней, об этом делают запись на страницах трудовой в установленном порядке. Пример заполнения для трудовой книжки, как при приеме, так и при увольнении мы приведем чуть позже. Сейчас еще несколько слов о важности документа.

Ошибки допускают все

Иногда даже специалист с немалым стажем работы может допускать ошибки. Чисто механически, когда, как принято говорить, срабатывает человеческий фактор. Но есть профессии, работники которых не имеют права ошибаться. К их числу принадлежат люди, ответственные за правильное ведение трудовой.

Какие бывают ошибка в ТК

Ведь на страничках этой книжки не просто зафиксированы сведения про работу; это страховой стаж человека, исходя из которого, он должен получить финансовую поддержку собственной старости – пенсию. Если документ будет заполнен неправильно, с ошибками, его признают недействительным. Вот несколько основных критериев (по сути, это правила оформления документа), по которым оценивают трудовую книжку при приеме сотрудника:

  • Информация, размещенная на титуле, должна совпадать с данными в паспорте; помимо этого, если человек со стажем работы, то здесь же, в этом титульном листке, при первичном трудоустройстве должна проставляться печать организации.
  • Без такой печати в действительности книжки должен усомниться любой работодатель; при подобном нарушении руководство имеет право требовать от подчиненного завести другую трудовую. Конечно же, это отнюдь не на руку рабочему пусть даже с незначительным стажем. Терять трудовой период, каким бы он ни был, не хочется никому.
  • Если последняя запись в книжке о приеме, а не об увольнении, официально взять на работу человека работодатель не может по причине запрета со стороны законодательства. Ведь в таком случае кандидат на должность юридически считается работающим человеком.

Правильное оформление

О важности этой процедуры мы сказали, теперь поговорим непосредственно про правила заполнения книжки, приведем примеры.

Выполняя заполнение, кадровик не имеет права делать сокращений. Каждая новая запись должна начинаться с отдельной строки, порядковые номера обязательны.

Как оформить трудовую книгу

На первой странице, где есть серия и номер документа, фиксируются персональные данные владельца. Фамилию, имя, отчество пишут полностью на специально отведенных строках. Далее указывается дата рождения в формате число, состоящее из двух цифр, месяц прописью, год; наличие образования; кто человек о профессии, специальности. Дату заполнения ставят ту же, что и при первом приеме на работу, в формате, аналогичном с предыдущим. Обязательно также наличие двух подписей: владельца и ответственного за ведение трудовых книжек лица, печати предприятия (организации, учреждения).

Пример:

Трудовая книжка
АК-ХІІІ № 4382069
Лучникова
Мария
Петровна
17 августа 1968 г.
высшее
оператор компьютерного набора
15 сентября 1990 г.
подпись
печать, подпись.

Бывает так, что работник, чаще женского пола, меняет фамилию (случается, что не единожды). В таком случае старая фамилия на титуле перечеркивается ровной горизонтальной линией, сверху пишется новая, а слева на чистом внутреннем листе обложки делается примечание, согласно какому документу осуществлены изменения.

Пример:

Фамилия изменена на фамилию Сидоренко на основании свидетельства о браке ЕН № 357021, выданного …

Инспектор отдела кадров
печать, подпись

Сидоренко
Лучникова

Как упоминалось ранее, при первичном трудоустройстве, работник кадрового отдела заполняет трудовую.

Если специалист, пришедший в фирму – работник со стажем, при приеме на работу кадровик обязан проверить правильность заполнения титула.

Далее можно приступать к внесению информации о трудоустройстве.

Состав основного раздела

В основном разделе есть четыре столбца. Первый для порядкового номера записи. Здесь ничего сложного. Во втором ставится число (две цифры), месяц (прописью) и год внесения записи. Кроме правильности записи стоит обращать внимание и на верно указанную дату. При приеме на должность это день, указанный в приказе (можно опереться на трудовой договор), при увольнении – последний рабочий.

В третью графу записывается информация о трудовой деятельности, ставится подпись хозяина книжки. Ссылаться на статьи Трудового кодекса обязательно. Наименование документа, на основе которого сделали предыдущую запись – четвертая графа. Если таких документов несколько, записать нужно оба в той очередности, которой они создавались.

С чего состоит ТК

Пример:

Распоряжение главы … муниципального округа № 407 от 15.09.1990г., приказ № 294-В от 15.09.1990 г.

По такому же принципу заполняют раздел «Сведения о награждениях». Следует уточнить, что не всякие поощрения работника относятся к таковым и должны быть внесены в трудовую. Перечень таковых установлен трудовым законодательством и включает государственные награды, почетные знаки, отличия, нагрудные знаки, так далее.

Что делать в том случае, если все страницы трудовой книжки заполнены? Заводить новую? Ни в коем случае. Это будет совсем другой документ, а нам необходимо всего лишь продлить действующий. Для этого берется дополнительное количество таких же страниц под названием «вкладыш». Вкладыш – также учетный документ, имеющий свой номер; его выдают под роспись, подшивают между последней страницей и титульным листом, проставляя на титульном листе печать организации. Заполняют точно так же, как и основные страницы документа. Без трудовой книжки вкладыш не считается действительным.

Ответственный за оформление и хранение

Мы не раз упоминали, что оформлять книгу должен инспектор отдела кадров. Если фирма небольших размеров (штат состоит, к примеру, из шести человек), эти обязанности могут перейти к главному бухгалтеру. Случается и так, что всю работу по трудоустройству, начиная с отбора кандидатов и заканчивая составлением приказа, оформлением трудовой, делает сам руководитель. Конечно же, это также случается на маленьких предприятиях. Когда человек трудится у индивидуального предпринимателя, оформлением документации по трудоустройству также занимается сам работодатель лично.

Где хранят ТК

После процедуры оформления сотруднику трудовую книжку на руки никто не отдает. Она весь период его работы находится в отделе кадров. При необходимости предоставить по месту требования какую-либо информацию из этого документа, работнику обязаны выдать выписку из книжки. Для этого он пишет заявление с просьбой выдачи выписки, указывая, какой именно отрезок трудового стажа его интересует. Особенность выписки заключается в том, что в нее можно вносить не всю трудовую биографию, а отдельные ее фрагменты.

Понадобиться она может в самых разных ситуациях, таких, к примеру, как оформление на должность по совместительству (для подтверждения факта работы на основной должности), при оформлении загранпаспорта, кредита, т. д.

Кстати, по поводу совместительства. Пример: человек работает на ставку водителем частной фирмы. График работы позволяет ему устроиться еще на 0,25 ставки по совместительству автоэлектриком на другое предприятие. Вопрос: где, на фирме или же предприятии ему будут делать запись в трудовую книжку, обязательна ли эта процедура. Ответ: нет, не обязательна. Запись о должности по совместительству делается исключительно по желанию сотрудника по месту главной работы (поскольку на руки трудовую работающему никто не выдаст) на основе копии приказа о принятии на другое место по совместительству.

Напоследок

А напоследок у нас осталось несколько немаловажных общих правил, о которых нельзя не упомянуть.

Правила заполнения трудовой

Если человек трудится на двух должностях, основной и совмещенной (не путать с совместительством), то запись в трудовой будет сделана только о первостепенной должности. Кроме основных, существует ряд других категорий сотрудников, которым запись в трудовую книгу тоже делают. Пример: внештатные, сезонные (или временные) рабочие.

Об ошибках

В случае наличия на страницах трудовой либо вкладыша неправильных записей, нельзя просто взять и зачеркнуть их.

Необходимо под ошибочной записью внести информацию о ее недействительности, а затем написать верную. Когда же сама запись сделана верно, но порядковый номер указан неправильно, необходимая для исправления неточности фраза звучит следующим образом «запись под номером 43 (например) недействительна». После этого пишут ту же информацию, но уже под правильной нумерацией.

Информацию по разного рода взысканиям (штрафов и прочего), которые накладывались на работника, в документ не вносят.