Для компании, в чьем штате трудится большое количество людей, кадровый учет является жизненно необходимым. Плюс ко всему он должен соответствовать законодательству, которое постоянно ужесточает контроль над этим процессом.
Каждая компания должна разработать собственное положение об отделе кадров, в котором детально прописываются все тонкости учета персонала, обязанности сотрудников этого отдела и т. д. Образцы таких положений находятся в открытом доступе и на их основе можно легко разработать свое.
Без опыта работать на должности в таком отделе нереально. Поэтому еще во время обучения студенты постигают тонкости этого процесса на практике в отделе кадров (ОК) по окончанию которой они обязаны написать отчет.
Что включает в себя доклад?
Подобный отчет состоит из нескольких разделов, а также из вступления, заключения и дневника, вести которые необходимо на протяжении всего пребывания в компании. В самом начале должна идти краткая характеристика самого предприятия – название, виды деятельности.
Также отчет включает в себя и перечень лицензий, прав и обязанностей компании и ее учредителей.
Предоставляется и информация об уставном капитале, дается характеристика организационной структуры.
В следующем разделе отчет уже содержит информацию, касающуюся непосредственно ОК. Тут речь идет о:
- Задачах ОК;
- Его структуре;
- Должностных инструкциях сотрудников, чья работа связана с ОК;
- Условиях функционирования.
Отчет должен подробно описывать должности начальника ОК, инспектора и специалиста по персоналу. Образцы составления таких докладов можно найти в сети – они помогут написать отчет, согласно всем требованиям. Нельзя забывать и про грамотное оформление дневника – тут интернетовские образцы также пригодятся.
Цель практики
Понятно, что отчет – это не главная цель такой практики. Более важным является получение опыта в этой сфере. Если студент связывает свою дальнейшую судьбу с ОК, он заранее должен набраться опыта, а без практики это невозможно. Конечно же, на руководящие должности выпускника не возьмут, однако малейшие понятия о том, как происходит управление кадрами, он должен иметь.
Именно практика является первым источником опыта. Студент изучит кадровые документы, узнает как вести журналы и заполнять необходимые бланки, вести воинский учет. Возможно, ему предоставят образцы, которые он сможет самостоятельно заполнить для получения большего опыта.
Но даже если и не предоставят, такие образцы доступны в интернете. Он сможет наблюдать воочию, из чего состоит работа сотрудника ОК в зависимости от занимаемой должности. Все, чем занимается практикант должно отображаться в дневнике, без которого отчет не является полным.
Кадровый учет с нуля: практическое пособие – еще один источник опыта.
Данная книга поможет не только студенту, но и руководству организации, где отсутствует ОК наладить кадровый учет без профессионального опыта.
Отчет поможет систематизировать полученные знания. После того как работа по его составлению будет выполнена, студент должен будет предоставить его научному руководителю. Отчет покажет, насколько глубоки полученные знания и разобрался ли практикант в проблеме.
Как же все происходит?
Вернемся от практики к реальной жизни. Управление кадрами – работа очень интересная и при этом довольно сложная. Находясь на должности в ОК необходимо вести журналы, составлять кадровые документы, заполнять различные бланки, образцы которых при желании можно найти онлайн. Но это лишь малая часть айсберга.
Несомненно, что без вышеперечисленного кадровый учет невозможен, но на этом работа сотрудников ОК не исчерпывается.
Их должности подразумевают под собой массу других обязанностей, качественное выполнение которых влияет на функционирование всего предприятия или компании.
И для того, чтобы работа каждого из сотрудников этого отдела выполнялась как следует, разрабатывается положение об отделе кадров. В нем расписываются обязанности каждого в зависимости от должности. Таким образом, управление кадрами упорядочивается – понятно кто ответственен за документы кадровые и журналы, кто занимается контролем над движением кадров и т. д.
Руководитель компании должен осознавать, что организация учета персонала – его работа. Ведь если учет кадровый не налажен должным образом придется не только платить штрафы в случае недоразумений, но и эффективность работы всего предприятия будет страдать. Поэтому важно внимательно относится к подбору сотрудников на должности в ОК.
Помощь со стороны
Если же по каким-то причинам работа собственного ОК не может быть налажена, есть компании, которые предлагают кадровые услуги, начиная от подбора необходимых людей, заканчивая ведением документации. Кадровые услуги могут также носить чисто информационный характер. То есть заказчика в этом случае просто консультируют по интересующему вопросу, знакомят с законодательством, а также помогают разработать кадровую политику.
Кадровые услуги могут включать в себя предоставление на определенные должности работников, с которыми руководитель не вступает в деловые отношения. Такая процедура носит название аутстаффинг. Цены на кадровые услуги зависят от требований заказчика. Образцы прайсов на подобные услуги всегда можно найти в интернете.
Перед тем как обратится в подобные компании, необходимо изучить все предложения, посоветоваться с теми, кто уже прибегал к подобным услугам. Ведь речь идет об очень важном аспекте, от которого зависит не только эффективность работы компании. Ведь неграмотное ведение документации приведет к проблемам с законом.
Взаимосвязь с военкоматами
Законодательство обязывает каждую компанию вести еще и воинский учет. Перед тем как перейти к рассмотрению данного вопроса, следует отметить, что индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности и воинский учет не ведут. В принципе работа по ведению такого учета не представляет собой ничего особо сложного.
Главное выполнять все в соответствии с положениями законодательства. Образцы таких отчетов, как и многих других, представлены в сети.
Воинский учет должен быть организован с момента основания организации – это одно из требований законодательства.
За неправильно ведение воинского учета или же за непредставление необходимой информации в срок грозят штрафы. Размеры их конечно не особо большие, однако если можно избежать подобных издержек, то почему бы это не сделать. Тем более что для этого достаточно просто вести воинский учет согласно требованиям.
Сам воинский учет – процесс довольно простой и работа по его ведению трудностей не составляет. Необходимо просто вести учет тех людей, сведения о которых могут быть полезными для военкомата, независимо от занимаемой ими должности.
Как организовать такой учет?
Для того чтобы организовать воинский учет, необходимо знать данные о ком в нем должны быть предоставлены. В первую очередь это, конечно же, призывники, а во вторую – военнообязанные. Есть также и особые категории работников, по которым воинский учет ведет отдельно. Узнать, к какой категории относится новый сотрудник можно на основании военного билета, который предоставляется во время заключения договора. При этом следует учитывать и тех, кто не подлежит такому учету, то есть освобождены от призыва.
Также существует и отдельный воинский учет, в который вносят данные о сотрудниках особой категории. К ним относятся те, кто может быть призван при мобилизации или же в военные времена.
Еще в 2004 было принято постановление, в котором говорилось о том, что на каждого работника должна заводиться личная карточка. К ИП данный закон не относится – это обязанность только организаций.
В этих карточках есть специальная графа, куда вносятся сведения о воинском учете.
Воинский учет в организации должен вести специально назначенный человек. При чем тут играет роль количество сотрудников, в отношении которых ведется такой учет. Если их больше 2000, учетом должны заниматься минимум двое людей. С увеличением этой цифры на 3000, увеличивается на одного и количество сотрудников, ведущих такой учет.
Напоследок о военных
Ведением и формирование кадровой политики в Вооруженных силах занимается Главное управление кадров. Именно его сотрудники организовывают поступление на военную службу, контролируют порядок ее прохождения, обеспечивают подготовку на военных кафедрах.
В их обязанности входит и комплектация Вооруженных сил контрактниками. Также они ведут работы с офицерами в запасе, планируют их подготовку и накопление.