Деятельность каждого предприятия так или иначе включает в себя и учет кадров. В некоторых компаниях есть целый отдел, в обязанности которого входят различные дела, связанные с персоналом. Другие же обходятся без такого отдела, но все равно в той или иной степень контроль за персоналом и сбор необходимой информации о нем вести проводить приходится.
Все сведения о человеке, входящем в штат компании содержит документ, имеющий название – личный листок по учету кадров. Разберемся, что он собой представляет, каково его предназначение, есть ли для него специальный бланк и нужен ли он вообще.
Что же это за документ?
По своей сути он практически не отличается от анкеты соискателя. Разница состоит в том, что анкета заполняется еще до того, как человека приняли в штат, то есть на этапе собеседования. А вот листок появляется уже после принятия на должность.
Сразу стоит сказать, что он не является обязательным документом, исключение составляют лишь госструктуры, где его наличие требует законодательство.
Заполнение подобного документа входит в обязанности самого сотрудника. Никаких трудностей при внесении необходимых данных возникнуть не должно, а требуемый бланк всегда можно скачать. Работодатель или же другое заинтересованное лицо может составить первоначальное мнение о сотруднике, основываясь на данных, полученных из такого листка.
Какую информацию содержит?
Сотрудник, заполняя бланк, вносит следующие сведения:
- ФИО, пол, дату рождения и место;
- Национальную принадлежность;
- Контактные данные;
- Образование;
- Отношение к военной обязанности;
- Информацию о предыдущих местах работы;
- Сведения про особые навыки, например, владения языком;
- Информацию о ближайших родственниках.
Также бланк содержит разделы, где указывается информация о наградах, научных достижениях, если таковые имеют место. Все, вносимые данные должны подтверждаться официальными документами.
Если же в ходе пребывания на должности произошли некие изменения в указанной информации, их необходимо зафиксировать. Для этого существует дополнение к личному листку по учету кадров.
Конечно же, сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения такого листка. Если речь не идет о госслужбе. Но подобные действия не рекомендуются, поскольку это создаст о нем неблагоприятное мнение.
Кадровый отдел и его сотрудники
Как мы уже выяснили, в обязанности кадровиков не входит заполнение этого листка. Теперь пришла очередь выяснить, что же в них входит. Прежде всего, необходимо уяснить, что инспектор отдела кадров не просто принимает людей на должности и несет ответственность за ведение и хранение документации, но и является важным звеном между персоналом и руководством. Он же обеспечивает и адаптацию новых членов коллектива. Инспектор отдела кадров должен обладать и целым рядом личностных качеств, которые помогут ему лучшим образов выполнять свои функции и налаживать контакт с сотрудниками.
Инспектор отдела кадров также следит и за тем, чтобы в корпорации не было нарушений трудового законодательства. А это довольно ответственное задание, поскольку подобные нарушения грозят серьезными санкциями.
И, следовательно, человек, занимающий эту должность должен разбираться и в тонкостях законодательства. В больших компаниях один человек физически не в состоянии справиться со всеми обязательствами, связанными с персоналом. Поэтому кадровые отделы состоят из целой группы лиц.
Итог
Само собой, что у такого отдела есть и начальник. Именно для него разработан специальный документ – должностная инструкция начальника отдела кадров. В ней указывается уровень квалификации человека, который может занимать эту должность, перечисляются навыки и знания, которыми он должен владеть, его права и мера ответственности.