Бухгалтерский учет (фиксирующая отчетность) предполагает ведение самой разнообразной документации, которая отражает работу компаний в полном объеме. Одним из аспектов бухучета является учет расчетов с персоналом по оплате труда. Это очень важный момент, как для сотрудников, так и для нанимателя. Поэтому в нем нужно хорошо разбираться.
Что следует помнить
В РФ выдача жалования сотрудникам из кассы предприятия регулируется Порядком, прописанным для проведения кассовых операций. При этом средства, что начисляются по пособиям в связи с утратой временной трудоспособности, жалования и иных видов начислений получаются персоналом в обслуживающем банке.
Компании, которые получили доход, могут согласовать расход на оплату труда с банковским учреждением.
Особенности начисления выплат
Согласно действующего в стране законодательства работодатели обязаны выполнять следующие правила относительно начисления выплат своим сотрудникам:
- начисление жалования осуществляется ежемесячно не реже, чем через каждые две недели;
- начисление отпускных происходит не позже, чем за день до ухода работника на отдых.
В случае увольнения человека с занимаемой должности все денежные начисления, которые ему полагаются, должны приходить в день, когда сотрудник увольняется.
Стоит отметить, что кроме начислений жалования еще осуществляется учет расчетов с персоналом по прочим операциям.
Особенности выдачи зарплаты
Период, за который начисляется жалование, прописывается в коллективном договоре, заключаемом при приеме на работу. В заявках кассового типа, что подаются в банковское учреждение, в обязательном порядке учитываются сроки начисления.
Учет расчетов с персоналом по оплате труда включает проведение бухпроводок (Д 70 – К 50). Расчет с нанятыми лицами происходит по такой схеме:
- Выдача аванса. Расчет с наемным персоналом происходит в течение первых двух недель месяца в период с 1-го по 15-ое число. Деньги выплачиваются во второй половине месяца (с 16-го по 20-е числа). Часто практикуется такой вариант расчета аванса, который составляет 40% от того, сколько фактически заработал человек в текущем месяце. Однако более целесообразно начисление денежных средств за фактически выполненную в этот временной промежуток работу;
- Выдача зарплаты. Она начисляется за вторую часть месяца и обычно выдается в начале следующего месяца (1-5 числа).
Если дата выплат припадает на выходной или праздник, тогда деньги начисляются накануне.
Банк и выдача зарплаты
После начисления средств на банковский счет сотрудник получает причитающуюся денежную сумму за выполненный труд при предоставлении следующих видов документов:
- платежные приобретения на отчисление в налоговую службу;
- чек;
- платежные получения для определенных организаций, а также лиц на денежную сумму, которая удерживается из жалования сотрудника согласно исполнительных документов;
- платежные поручения для начисления средств в органы социального страхования, ПФ и т.д.
Порядок учета выплат
Выдача жалования и аванса ведется на протяжении трех дней. Учет данных расчетов со штатом проводится по ведомости платежного (форма № Т-53) или расчетно-платежного типа (форма № Т-49). Сотрудник, после получения зарплаты, должен поставить в ведомости свою подпись.
Если выдача денежных средств осуществляется человеку, который не входит в перечень штатных сотрудников, выплаты выдаются только при наличии документа, удостоверяющего его личность.
Также выплата средств может происходить по кассовому расходному ордеру. Для этого в ордере прописывается номер, название бумаги, а также дата выдачи и название компании.
Когда сроки выдачи жалования завершились, кассир обязан в ведомости напротив фамилий сотрудников, не получивших денег, проставить пометку «Депонировано». Ответственное лицо оформляет расходный ордер для кассы на ту сумму, которая соответствует выданным деньгам. Далее он вносится в кассовую книгу.
Если не успел взять зарплату
Жалование, что не выплачивается в срок, сохраняется (депонируется). При этом деньги отправляются обратно в банк и заносятся на расчетный счет фирмы. Когда сотрудник обращается за своими средствами в бухгалтерию, депонированные деньги приходят из банковского учреждения.
Каждый работающий гражданин страны имеет право обратиться и получить депонированные средства в течение 3 лет. Когда три года истекают, то средства, считающиеся депонированными, в случае не востребованности переходят в разряд внереализованных доходов и плюсуются к прибыли организации.
Учет нереализованных денег
Кассир по ведомости (платежного или расчетно-платежного вида) все не выданные людям средства заносит в одноименный реестр. После этого реестр передается бухгалтеру.
В бухгалтерии депонированные деньги вносятся в целевую книгу учета. Здесь любому депоненту выделяется своя строка. В ней содержится информация следующего плана:
- ФИО;
- размер депонированных средств;
- дата выдачи.
Учет предполагает ежемесячное проведение подсчета общей депонированной суммы, средств, которые были выданы, а также остаток.
Выдаваемые депонированные деньги должны оформляться при помощи кассового расходного ордера.
Суммы, которые были депонированы и их проводки
При выдаче денежных сумм, которые были депонированы, бухгалтер обязан делать такие проводки:
- закрыть ведомость расчетно-платежного типа (Д 70 — К 76). Она закрывается на всю сумму сохраняемого жалования;
- перевод начислений на банковский счет компании на сумму, на которую была закрыта ведомость (Д 51 — К 50).
Для получения средств, которые были депонированы, выполняются следующие виды проводок:
- выплата денег с банковского счета с целью оплаты депонентов (Д 50 — К 51);
- списание жалования, которое было выдано с депонента (Д 76 — К 50).
В назначении платежа должно указываться, что переводятся депонированные средства. Выдача денег осуществляется по первому требованию работника.
Таким же образом проводятся выплаты всех остальных начислений (пособий, поощрений и прочих выплат), которые работающим лицом не были взяты своевременно. Все это и предполагает учет расчетов с персоналом по оплате труда.
В случае смерти сотрудника
Если жалование не может быть взято по причине смерти сотрудника, тогда их выдают членам его семьи, которые проживали с ним совместно. Также жалование умершего родственника могут получить лица, находившиеся у него на иждивении по причине нетрудоспособности.
Если за деньгами никто не явился
В ситуации, когда истекли три года и деньги не были востребованы, осуществляется процедура перевода средств в финансовые результаты и учете ее в качестве прибыли организации.
Отразить эту процедуру в бухучете необходимо с помощью проводки Дебет 76 — Кредит 99 «Прибыли и убытки».
Изначальный учет оплаты труда
Фирмы сами определяют систему оплаты профессиональной деятельности своих сотрудников. Не ее основании осуществляется:
- • начисление, выплата жалования;
• учет личного состава.
Эти действия подпадают под регуляцию первичной документации фиксирующей отчетности.
Первичные документы
Первичный документ, регулирующий проведение этих действий, должен быть утвержден Гомскомстатом РФ. К таким документам относятся:
- Распоряжение/приказ, согласно которого был принят на работу тот или иной сотрудник. Этот документ оформляется лицом, что ответственно за прием новых кадров в компанию. Приказ должен составляться в строгом соответствии с установленной законодательной базой. Документ подписывается начальником. В трудовую книжку на его основании заносится запись относительно приема человека на работу и происходит оформление личной карточки. Помимо этого в бухгалтерии должен быть открыт лицевой счет сотрудника;
- Личная карточка. Ее имеет любой принятый на работу гражданин. Она оформляется по форме № Т-2. Основанием для ее оформления служит приказ о принятии человека на работу. Соответствующие пометки заносятся в трудовую книжку, а также иные документы (например, военного билета);
- Штатное расписание. Оформляется по форме № Т-3. Оно нужно чтобы составить структуру, оформить штатный состав и количество сотрудников, работающих на предприятии. Расписание должно утверждаться приказом, подписанным лично руководителем. Для его изменения руководитель компании должен издать соответствующий приказ.
Дополнительная первичная документация
Помимо вышеописанных документов в качестве первичных, используемых в учете оплаты трудовой деятельности, применяется следующая документация:
- Распоряжение или приказ, которые издаются для перевода человека на другой вид деятельности. Оформляется по форме № Т-5. Этот документ заполняется лицом, занимающим должность в кадровой службе. Заверяется документ подписью руководителя, а сотрудник подписывает расписку о том, что приказ был ему объявлен. На основании этого приказа в личную карточку человека вносятся пометки;
- Распоряжение/приказ о том, что конкретному сотруднику предоставляется полагающийся по закону и трудовому договору отпуск. Данный документ должен оформлять работник из кадровой службы. Согласно нему в личную карточку наемного сотрудника вносятся нужные пометки. При этом на лицевой счет человека должна прийти полагающая сумма;
- Распоряжение/приказ о завершении срока действия подписанного ранее трудового договора с конкретным сотрудником. Используется в учете штата сотрудников. Оформляется лицом из кадровой службы;
- Табель по учету реально отработанного человеком рабочего времени. Заполняется по форме № Т-12. Используется для контроля дисциплины и в табельном учете.
График отпусков
Еще одним первичным документом, входящим в данный вид учета, является график отпусков. Он применяется для отображения данных касательно временного распределения на предприятии оплачиваемых ежегодных отпусков всех работников.
При оформлении графика должны учитываться:
- законодательная база;
- специфика работы компании;
- пожелания человека по поводу времени, когда он хочет отправиться на отдых.
Данный документ визируется начальником кадровой службы, а также руководителями других структурных подразделений конкретной организации. При изменении графика отпусков в документ вносятся соответствующие поправки.
Счета бухучета и проводимые операции
В фиксирующей отчетности большая роль отводится счетам. Система счетов бухгалтерского учета используется для проведения разнообразных хозяйственных операций.
Любые предприятия проводят хозяйственные операции, которые отражают деятельность компании. Осуществляя хозяйственные операции, организация изменяет состав своего имущества, а также обязательства.
Учет в данном случае имеет следующий вид:
- все проведенные хозяйственные операции должны иметь под собой основание в виде первичной документации;
- после того, как хозяйственные операции были проведены, учет предполагает перенос данных из первичной документации в различные учетные регистры;
- учетные регистры систематизируются через отражение их на специальных бухсчетах.
Счета, которые будут использоваться организацией в своей деятельности, а также для ведения бухучета должны быть зарегистрированы заблаговременно.
Счета и проводка
После того как хозяйственные операции были проведены, ответственным лицом делаются проводки. Под ними понимается документальное оформление счетов корреспондентского плана. Они оформляются по каждой проведенной хозоперации. Организация корреспондентских счетов и называется в фиксирующей отчетности проводкой.
В оформлении такой проводки главное правильно заполнить кредитуемые и дебетируемые счета и посчитать сумму проведенной хозоперации. Именно правильное ведение корреспондентских счетов является краеугольным камнем учета не только начислений оплаты труда, но и всего бухучета в целом.
Правила бухгалтерских проводок
Для правильного проведения проводок в фиксирующей отчетности следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Определение характера хозоперации, проведение которой приводит к изменению состояния источников формирования и самих хозяйственных средств;
- Выбор правильного корреспондируемого счета. Выбор делается из счетов, которые применены в соответствующей целевой плоскости;
- Определение типа корсчета. Это выбор проводится по отношению к балансу, который может быть пассивным или активным;
- Отображение таких параметров, как дебит и кредит;
- Обязательное использование метода двойной записи для отражения в счетах любой проведенной хозоперации.
Учет проводимых на предприятии операций должен осуществляться не только с помощью первичной документации. Данные о них должны заноситься в специальные бланки, журналы или книга, а также в учетные регистры.
Виды операций
Несмотря на тот факт, что хозяйственные операции отличаются своим многообразием, условно их можно разделить на четыре вида:
- Процедуры, что приводят к изменению денежных средств. Провоцируют изменения в активе баланса и не затрагивают валютный баланс;
- Операции, что являются причиной появления изменений в источниках формирования хозсредств. В данном случае изменения касаются пассивного баланса и его статей. Здесь также остается неизменным валютный баланс, так как внутри пассивного баланса осуществляется перераспределение сумм;
- Процедуры, что приводят к одновременному увеличению источников формирования, а также самого состава средств. В результате изменения касаются как пассивной, так и активной части баланса, что приводит к увеличению валютного баланса;
- Операции, результатом проведения которых является одновременное уменьшение источников формирования и самых хозсредств.
Изменения затрагивают пассив и актив, что приводит к уменьшению валютного баланса.
Все эти операции обязательно учитывает фиксирующая отчетность.
Заключение
Любые действия проводимые предприятием и затрагивающие движения средств должны учитываться в фиксирующей отчетности. Самым важным аспектом движения начислений является расчет сотрудников по их жалованию. Учет выплат должен включать все требования, прописанные в законодательной базе. Это позволит бухгалтеру правильно реализовывать все проводки и поможет избегать предприятию различного рода недоразумений, как с собственными сотрудниками, так и с контролирующими инстанциями.