Кадровые дела и приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В настоящее время все большее число руководителей осознает, что конкурентное преимущество бизнес-компании – это, прежде всего, преимущество собственного персонала над персоналом конкурентов. Теоретический и практический мировой опыт внедрения кадрового делопроизводства в бизнес свидетельствует, что кадровое дело повышает результативность и эффективность деятельности предприятий на современном бизнес-рынке товаров и услуг.

Важные моменты

Кадровое делопроизводство предполагает наличие основы для формирования необходимого кадрового потенциала системы менеджмента и улучшения его использования через создание на предприятиях кадровых служб, которые бы по численности и профессиональному уровню соответствовали бы современным требованиям.

Ведение кадрового делопроизводства — это работа, направленная на протоколирование и координацию деятельности кадрового отдела.

Кадровое делопроизводство требует высокого профессионального уровня осуществления, научного обоснования кадровой политики, стратегических целей в кадровой работе (план конкретных кадровых мероприятий).

Прежде всего следует сказать, что кадровая стратегия базируется на общей стратегии развития бизнес-предприятия и ни в коем случае не может ей противоречить. Кроме того, она должна соответствовать миссии и ценностям компании. Если миссии и ценностей нет, то первый пункт в стратегии отдела персонала — создать или прописать их, а также разработать и утвердить план стандартов (пошаговые инструкции) работы и общения в компании.

Основные требования к работе с кадрами на предприятии

Кадровое дело предполагает несколько требований:

1. Подбор, прием на работу и планирование персонала в соответствии с потребностями бизнес-компании.
2. Адаптация персонала — каким образом будет адаптироваться новый персонал, который будет приходить в бизнес.
3. Обучение и развитие персонала — обучение новых и имеющихся работников, а также план развития талантливых сотрудников.
4. Оценка персонала — построение индивидуальных критериев оценки персонала согласно специфики компании и каждой вакансии в частности.
5. Создание кадрового резерва (особенно относительно ключевых позиций для компании) и работа с кадровым резервом.
6. Создание системы мотивации — как материальной, так и нематериальной.
7. Внутренний PR компании, повышение лояльности сотрудников, улучшение коммуникаций внутри компании.
8. Внешний PR — представление компании на рынке труда, создание имиджа положительного работодателя.

План по усовершенствованию кадрового делопроизводства включает:

• улучшение планирования, кадрового обеспечения, формирование кадрового резерва, оценку и мотивацию деятельности персонала, планирование карьеры управленческих работников в полном объёме;
• внедрение новой технологии работы с кадрами;
• компьютеризацию управленческого процесса, совершенствование процедур подготовки и принятия кадровых решений;
• оказание большего внимания рациональной организации управленческого труда, научно обоснованном разделении и кооперации труда в процессах управления, улучшении планирования в назначении должностей, создании благоприятных условий труда, введение гибких графиков работы персонала;
• совершенствование стиля хозяйственного руководства путем обеспечения высокой организационной культуры и культуры общения, делегирования полномочий и повышения интереса и самостоятельности в работе персонала, укрепления исполнительной дисциплины.

Организационные моменты кадрового делопроизводства

Организация кадрового делопроизводства начинается с того, что нужно открыть отдел кадров или ввести должность менеджера по кадрам (приказ о назначении ответственного за прием новых сотрудников).

Технология кадрового делопроизводства на первом этапе предполагает создание списка-заявки (приказ), где должен быть указан персонал, в котором нуждается предприятие. Этот документ очень важен при работе с персоналом и его можно использовать в качестве инструкции.

Кроме того, в составлении заявки принимают участие директор предприятия (утверждает приказ) и начальник кадровой службы (менеджер по персоналу). Участие руководства в этом деле очень важно, так как в будущем директор не сможет упрекнуть менеджера, ответственного за набор такого персонала, который не отвечает прописанным в заявке требованиям.

Кроме того, если в отделе кадров отсутствует инструкция с четко описанными запросами к сотрудникам, то требования к соискателям на должность могут быть изменены в полном объёме не один раз.

Такая инструкция может содержать информацию:

1. Описание самой вакансии (где находиться фирма, какие условия работы и график, обязанности, зарплата и прочее);
2. Запросы к соискателю на должность (семейное положение, диплом, опыт работы, что должен знать и уметь кандидат и пр).

Схема отбора

Вторым важным документом для работы кадровой службы является схема отбора персонала, на основе которой в дальнейшем менеджер по персоналу может сформировать обязательное для любой организации «Положение об отборе кадров». В этом положении нужно указать:

1. Где планируется искать потенциальных кандидатов на должность (открыть сайты по поиску работы, объявления в прессе, специализированные выставки-работодателей, центр занятости, через кадровое агентство).
2. Способы подбора соискателей на каждую конкретную вакансию (план с перечнем вопросов на собеседование, психологические и профтесты, упражнения). Есть масса методов, которые дают возможность менеджеру по персоналу быстро проинтервьюировать много кандидатов, открыть таланты каждого конкретного соискателя и на деле проверить его навыки и нужные умения.
3. Число собеседований для приема на должность (заполнение резюме, личный разговор с менеджером по кадрам, собеседование с начальником отдела, в котором нужен сотрудник, собеседование у директора).
4. Другие требования к оцениванию соискателя.

План кадровой стратегии также предполагает адаптацию принятых работников. Здесь тоже следует разработать и утвердить определенную схему-план, по которой будут проходить адаптацию все принятые работники и те, кто получил приказ на повышение. В инструкции следует четко прописать распределение ответственности между конкретными работниками компании по прохождении испытательного срока и новичками, а также критерии, которые будут свидетельством того, что работник успешно прошел испытательный срок, обучение и процесс адаптации.

Обучение и повышение квалификации кадров

Не надо забывать и о такой части работы с персоналом, как обучение. Первое и самое главное, что следует запомнить, — любое обучение нужно проводить, опираясь на заранее продуманную систему. Какой именно она будет, на чем будут расставлены главные акценты — здесь все будет зависеть от специфики и стратегии компании.

Для лучшего результата нужно разделить обучение по уровням: для начинающих, для работников среднего уровня и для топ-менеджмента.

Кроме того, параллельно должен существовать еще один раздел: обучение, которое касается непосредственно специфики работы и обучение, направленное на личностный рост кандидатов. Учить персонал можно разными методами, наиболее распространенными являются тренинги, используют лекции семинары (они, обычно, применяются для подачи специфических знаний), также возможен корпоративный просмотр учебных фильмов с последующим анализом или создание корпоративной библиотеки, а также утверждение списков книг, которые работник обязан прочитать. Эти методы позволяют не только повысить квалификацию сотрудников, но и открыть скрытые таланты.

А кто всё организует?

Кто отвечает за эти процессы и проводит непосредственно обучение? Есть несколько вариантов: это может быть тот самый менеджер по персоналу, но такой вариант не является наилучшим, поскольку эта деятельность отнимает время от основной работы менеджера, можно нанимать тренеров, которые работают в различных консалтинговых агентствах, но их услуги являются достаточно дорогими, поэтому самым оптимальным вариантом является взять на работу штатного тренера, который будет создавать тренинговые программы под нужды компании и проводить все обучение.

В таком случае менеджер по персоналу лишь координирует работу тренера и следит, чтобы она совпадала с общей стратегией работы компании. А услугами внешних тренеров пользуются только при возникновении необходимости специализированного обучения или когда есть приказ руководства о создании программы личностного развития для топ-менеджеров. Если возникает необходимость, становится возможным даже открыть корпоративные университеты для подготовки максимально квалифицированных кадров.

Как организовать кадровый отдел с нуля?

Если руководство компании отдало приказ открыть кадровое делопроизводство с нуля, стоит обратить внимание на то, как правильно ввести должность менеджера по персоналу в бизнес. Имеется ввиду не юридическая сторона дела, а человеческий фактор, ведь именно он создает больше недоразумений. Если компания длительный период существовала без человека, который централизованно решает кадровые вопросы, и вдруг неожиданно для работников появляется приказ о назначении менеджера по персоналу, у всех возникает вопрос: «зачем?».

Если вовремя не подать правильной информации, то все без исключения работники самостоятельно выдвигать предположения, что же именно запланировало руководство. Будут кулуарные разговоры, сплетни и слухи.

Когда менеджер по персоналу приходит в компанию, он должен сначала прозондировать почву, а потом приступать к делу. Каждая компания не похожа на другую — это как разные страны, в которых все живут по разным законам, хотя на первый взгляд они похожи.

Разбираем что к чему…

Поэтому правила и стратегии одной компании могут быть нежизнеспособными в другой. Именно для этого сначала стоит каждому менеджеру по персоналу разобраться, куда он попал. Нужно понять, на каком этапе развития бизнес, каково положение с персоналом, кто ранее хотя бы эпизодически решал текущие кадровые вопросы, что является основной целью деятельности компании и многое другое. Для такого зондирования следует использовать различные методы: от анализа нормативных и уставных документов, которые существуют в компании, до частных бесед за чашкой кофе как с руководителями, так и с персоналом.

Еще крайне важно для любого менеджера по персоналу понять организационную структуру компании (из каких отделов состоит, кто кому подчиняется, кто за что отвечает). Если такой структуры нет прописанной на бумаге, то это и станет первым официальным заданием нового работника. Ведь без нее трудно понять процессы, которые происходят в компаниях, тем более, что на каждом уровне есть нюансы, с которыми впоследствии придется работать менеджеру.

Специфика ведения кадрового учета

Ведение кадрового учета дает возможность воздействовать на причины, лежащие в начале формирования целей и результатов кадрового процесса в полном объёме.

В динамических условиях жесткой конкуренции кадровый учет представляет собой часть всей сферы функционирования предприятия и упрощает разрешение осложнений, с которыми оно встречается: рост динамики перемен внешней обстановки, застой рынков, калейдоскоп новых технологий, уменьшение жизненных циклов товаров и услуг, управление персоналом.

Кадровый учет это – эффективный метод рыночного хозяйствования и система контроля, позволяющая налаживать операции фактического состояния структуры бизнес-предприятия таким образом, чтоб по возможности, предупредить любые злоупотребления или промахи в теперешнем времени (если исходя из результатов работы неправильно подобранных сотрудников можно спрогнозировать неудачное развитие фирмы в дальнейшем).

Если на предприятии были утрачены какие-либо документы, или обновлен штат отдела кадров в следствие чего обнаружились промахи в кадровом делопроизводстве, руководство предприятия может отдать приказ прибегнуть к такой процедуре как восстановление кадрового учета, которая предполагает перепроверку всех кадровых документов или создание кадровой документации заново с нуля.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Аутсорсинг как стратегия управления в экономических системах играет особую роль в научно-техническом развитии, обеспечивает бизнес-компании дополнительные конкурентные преимущества, основным источником которых является разделение труда.

Развитие рынка услуг позволяет на сегодняшний день выделить три типа методов аутсорсинга:

• временный персонал (temporarystaff);
• лизинг сотрудников;
• аутсорсинг персонала.

1. «Временный персонал»

Компании (или кадровое агентство) привлекают временный персонал для решения конкретной задачи. Например, при выведении на рынок только что разработанного товара, компании требуется специалист по маркетингу высокого уровня. Но когда первый «рывок» сделано, компания не заинтересована держать дальше этого специалиста на высокой зарплате. Тогда она может обратиться в кадровое агентство, которое подберет подходящего сотрудника на несколько месяцев.

Всю работу по оформлению сопутствующих документов и выплате зарплаты агентство выполняет самостоятельно.

Иногда агентство приглашает не только отдельных работников, а и укомплектованные бригады сотрудников. Кроме того, кадровое агентство может найти и непостоянных обслуживающих сотрудников. Причина заинтересованности компании во временных работниках – одноразовые задания, например, по перевозке или разгрузке. К тому же сотрудник может заболеть или уйти в отпуск, а для большой компании отсутствие, например, секретаря на коммутаторе, может стать причиной реальных убытков. К временному персоналу часто относят административных сотрудников таких как секретарша, водитель, поломойка.

2. Лизинг сотрудников

Агентство может не подбирать сотрудников отдельно для каждого клиента, а предоставить тех, кто числится в ее штате «в аренду».
Отличие лизинга сотрудников от временного персонала в том, что арендованные сотрудники могут выполнять какую-то работу, которую дает само кадровое агентство пока не найдено другого работодателя. Такой персонал работает сразу на двух работах: формальным работодателем выступает кадровое агентство, а физическим – фирма-заказчик.

3.Аутсорсинг (синоним- «аутстаффинг»)

Аутсорсинг сотрудников – это система методов, целью которых является: юридически вывести работников за личный состав предприятия-клиента и оформить персонал в состав фирмы-исполнителя (например, кадровое агентство). В этом случае компания-исполнитель (фактический наниматель работников) самостоятельно ведет кадровое делопроизводство и учет: оформляет документы для работников, ведет бухгалтерский учет зарплаты и премий, отпусков и отчисления налогов, страхует сотрудников (медицинская и соцстраховка).