Когда человек по различным причинам идет на увольнение, он составляет прощальное послание. Это момент корпоративной этики. Поэтому важно знать, как составить правильно прощальное письмо коллегам при увольнении, чтобы оставить о себе приятные воспоминания. Этому вас научит наша статья.
Что предшествует письму?
Сотрудник окончательно узнает об увольнении, когда получает соответствующее уведомление от начальства.
Уведомление об увольнении для любого работника представляет собой официальный документ, который считается кадровым. Его предназначение заключается в информировании сотрудника о том, что с ним в ближайшее время будет расторгнут трудовой договор.
Наниматель, по закону, обязан предупредить работника об уходе в письменной форме. При сокращении человек получает уведомление под подпись не меньше, чем за несколько месяцев до рубежной даты.
Когда приходит уведомление?
Уведомление об уходе работника с занимаемой должности оформляется в следующих случаях:
- Если человек не прошел испытательный срок. Предоставляется за три дня до окончания действия контракта;
- При ликвидации организации;
- При сокращении должности или штата;
- В случае оформления срочного договора. Также известие дается не позже, чем за три дня.
В любом случае необходимо составление соответствующего письма. Пример его написания можно легко найти на тематических порталах.
Зачем писать?
Прощальное письмо коллегам при увольнении выступает частью корпоративной этики. Не всегда увольняющийся имеет возможность лично попрощаться с каждым работником предприятия или фирмы в виду большого штата. Да и сам факт ухода не располагает к обильному личному общению. Поэтому идеальным вариантом будет составление письма, с помощью которого у работника появляется отличный шанс выразить свою признательность, как начальнику, так и всему коллективу.
Психологи утверждают, что это дает возможность человеку собраться с мыслями и ответить самому на некоторые вопросы: почему он уходит, какие плюсы имела данная работа и т.д.
Таким образом, написание такого документа преследует следующие цели:
- Соблюдение хорошего тона. Согласно этике, человек не может уйти с работы «по-английски». Прощальное послание демонстрирует уважение сотрудника к своим коллегам и начальству;
- Сохранение хорошей репутации после себя. Часто отношения, поддерживаемые с уже бывшими сотрудниками, могут нести пользу в будущем.
Когда пишется
Прощальное письмо при увольнении пишется в следующих случаях:
- выход на пенсию;
- уход в декрет;
- продвижение в корпоративной системе;
- переход работника в другой отдел/филиал компании;
- переход сотрудника на другое место.
Во всех этих случаях корпоративная этика предполагает написание прощального послания и его рассылку по почте всем сотрудникам компании.
Правила написания
Для того чтобы оставить после себя хорошее впечатление, работник должен знать, как правильно нужно писать прощальное послание в случае ухода с занимаемой должности.
Итак, документ оформляется в официальном стиле. При этом не рекомендуется использовать сухой стиль повествования. Письмо должно быть наполнено доброжелательностью и теплотой. Это позволит добиться поставленных целей, придерживаясь норм этики.
Структура письма
Послание, которое пишется работником при увольнении, не является официальным документом. Однако оно имеет достаточно четкую структуру. В письме указываются:
- Имя работника.
- Занимаемая им должность.
- Сообщение об уходе с работы, а также указание причины. Здесь следует четко сформировать причины ухода и оставить после себя впечатление взвешенного и уравновешенного человека. Если причина ухода для сотрудника неприятна, ее можно не указывать. А вот если, наоборот, приятна (например, человек нашел себе более выгодную работу), ей обязательно следует поделиться со своими коллегами.
Однако следует избегать хвастовства;
- Можно объяснить причину принятия такого решения. При этом нельзя использовать любые негативные высказывания. Допускается указывание незначительных минусов работы на занимаемой должности;
- Имя своего приемника (если известно), а также его контактные данные.
Пример написания письма для любой ситуации можно найти на соответствующих порталах.
Что неприемлемо?
Чтобы не испортить с коллегами отношения, в прощальном письме следует избегать следующих моментов:
- Негативно высказываться в адрес начальства или коллег;
- Перечислять отрицательные аспекты работы. Допускается лишь обтекаемые формы (например, «несмотря на незначительные минусы…» и т.п.);
- Нельзя заниматься рекламой нового места работы;
- Не допускаются оскорбления.
О чем стоит говорить?
В письме-прощании нужно делать акценты на корпоративной работе (об успехах, приобретенных навыках, приятных моментах и пр.).
Начинать документ следует с того, чего научился лично работник. Хорошо воспринимается упоминание имен коллег, которые сыграли важную роль в профессиональном росте человека и выражение им благодарности.
Отдельным пунктом можно описать начальника (как помог в развитии профессиональных качеств, его достоинства, а также положительные стороны сотрудничества).
В завершении письма следует указать, чего добился сам работник. Здесь нужно описать его профессиональное совершенствование, карьерный рост, а также навыки, которые были получены за время работы.
В целом из письма должно следовать, что человек с пользой для себя и корпорации провел время и многому научился, а также вырос как профессионал.
Финал документа
В конце прощального письма, когда было завершено перечисление положительных сторон и взаимодействия с коллективом, обязательно нужно отметить, что человек испытывает дискомфорт от ухода с занимаемой должности.
Завершается прощание пожеланиями коллегам добиться новых свершений на работе, улучшить свои профессиональные качества и т.д. Они могут арестовываться лично (если штат небольшой) или в общем (при большом штате).
Как не потерять связь?
В самом конце прощания, чтобы не потерять связь с коллегами с прежней работы, следует указать новые контакты, по которым ушедшего работника можно будет найти. Это может быть как номер мобильного телефона, так и адрес с телефоном нового рабочего места. В последнем случае обязательно следует указать должность, на которой сотрудник будет работать в новой организации.
Пример завершения письма можно посмотреть на любом специализированном ресурсе.
Заключение
Увольнение не всегда является радостным моментом в жизни работника. Однако, невзирая на обстоятельства, человек, уходя с прежнего места, должен оставить о себе у коллег и начальства приятное впечатление. Это позволит без труда поддерживать в будущем дружеские или деловые связи со многими коллегами с прежней работы.